7.1. Составление, оформление, учет, регистрация, отправка, хранение и использование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с учетом особенностей, изложенных в разделе 7 настоящей Инструкции.
Требования раздела 7 настоящей Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
7.2. К информации ограниченного распространения относится несекретная информация, включая персональные данные, касающаяся деятельности организации, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
7.3. Необходимость проставления на документе ограничительной пометки "Для служебного пользования" определяется руководителем органа исполнительной власти, подготовившего его, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
7.4. Сотрудникам, допущенным к работе с документами ограниченного распространения, запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было содержащиеся в них сведения без санкции должностного лица, подготовившего или подписавшего (утвердившего) их.
7.5. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной федеральным и областным законодательством ответственности.
7.6. Руководители органов исполнительной власти и лица, ответственные за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти, несут ответственность за обеспечение правильного учета, оформления, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с ограничительной пометкой "Для служебного пользования".
Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в органе исполнительной власти возлагается на его руководителя, а в администрации Губернатора и Правительства Кировской области и ее структурных подразделениях - на управление делопроизводства.
7.7. Документы, дела или издания с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях в запираемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
7.8. Передача документов, дел или изданий с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому в органе исполнительной власти производится под подпись в учетных формах с разрешения руководителя органа исполнительной власти. Передача подобных материалов из одного органа исполнительной власти в другой производится под подпись в учетных формах.
7.9. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов, дел или изданий с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", они передаются по акту приема-передачи, утверждаемому руководителем органа исполнительной власти.
7.10. Сверка соответствия фактического наличия документов, дел или изданий с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" данным их учета проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом органа исполнительной власти. В состав такой комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
Результаты сверки оформляются актом согласно приложению № 32 (не приводится).
7.11. О фактах утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель структурного подразделения немедленно сообщает руководителю органа исполнительной власти, которым назначается комиссия для служебного расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю органа исполнительной власти.
На утраченные документы, дела или издания с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" составляется акт (приложение № 33 - не приводится), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем органа исполнительной власти и передаются в архив для включения в дело фонда и хранения.
7.12. Прием и учет (регистрация) документов или изданий с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" в администрации Губернатора и Правительства Кировской области осуществляется отделом документооборота.
Вся поступившая корреспонденция, содержащая служебную информацию ограниченного распространения, в рабочее время принимается и вскрывается работником отдела документооборота.
В нерабочее время, в выходные и праздничные дни документы или издания с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" без вскрытия конвертов принимаются оперативным дежурным в здании № 1 Правительства Кировской области с записью в журнале и передаются утром первого рабочего дня под подпись работнику отдела документооборота.
7.13. Документы с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы) - поэкземплярно.
Тираж издания с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером.
7.14. Учет документов (изданий) с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" осуществляется совместно с другой несекретной корреспонденцией с добавлением к входящему номеру ограничительной пометки "ДСП" (без кавычек).
При регистрации входящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в СЭД документы не сканируются и файлы с их электронным образом в РКК не вкладываются.
Сканирование и размножение поступивших документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" запрещено.
7.15. В исключительных случаях размножение документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", зарегистрированных в отделе документооборота, указанных в пункте 4.5.1 настоящей Инструкции, может осуществляться с письменного разрешения руководителя секретариата - помощника Губернатора области, учет дополнительно размноженных экземпляров документов ведется в журнале учета выдачи документов, изданий и дел с ограничительной пометкой "Для служебного пользования".
Уничтожение дополнительно размноженных копий документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" производится в соответствии с пунктом 7.22 настоящей Инструкции.
7.16. Передача зарегистрированных документов (изданий) с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" сотрудникам производится под подпись.
7.17. На документах и на их проектах, делах или изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу текстового поля первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу без кавычек проставляются через одинарный междустрочный интервал ограничительная пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра, например:
Для служебного пользования
Экз. № 2