9.1.1. В органе исполнительной власти создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.
9.1.2. Состав электронных документов, создаваемых в органах исполнительной власти, определяется в соответствии с типовым перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронного документа, утверждаемым правовым актом Правительства Кировской области.
9.1.3. Прием электронных документов из других организаций в адрес Губернатора Кировской области и Правительства Кировской области осуществляется отделом документооборота. Прием электронных сообщений в органах исполнительной власти осуществляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в органе исполнительной власти.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.
9.1.4. Документы, поступающие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в СЭД возможно после его верификации (сравнения электронной копии документа с подлинником документа).
9.1.5. Входящие электронные документы проходят регистрацию в СЭД органа исполнительной власти в порядке, установленном Инструкцией для документов, поступивших на бумажном носителе.
9.1.6. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
9.1.7. Подписание электронных документов, направляемых в органы государственной власти и органы местного самоуправления, внутренних документов осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи должностного лица органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи".
9.1.8. Визирование электронных документов должностными лицами органа исполнительной власти, имеющими право подписи, осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, остальными сотрудниками - с использованием простой электронной подписи.
При получении от других органов власти или организаций электронных документов, заверенных электронной подписью, осуществляется проверка подлинности электронной подписи.
9.1.9. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в СЭД органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в органах исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
9.1.10. С использованием средств электронной почты могут быть переданы подготовленные и согласованные в установленном порядке материалы текстового, табличного или графического характера.
9.1.11. Передаваемые средствами электронной почты документы и приложения к ним составляются и оформляются как служебные письма, согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются в СЭД с вложением файла документа.
Электронная версия документа в обязательном порядке проверяется на отсутствие вирусов.
После соответствующей обработки электронная версия корреспонденции отправляется адресатам.
9.1.12. Передача с использованием средств электронной почты документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.
9.2. Сведения об электронном документе.
9.2.1. В целях учета и поиска документов в СЭД органа исполнительной власти в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", используются обязательные сведения о документе, включаемые в РКК в соответствии с приложением № 43.
9.2.2. В РКК могут быть включены дополнительные сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, ключевые слова и др.
9.2.3. Единицей учета электронных документов является электронный документ, зарегистрированный в СЭД органа исполнительной власти. Электронный документ и приложение к нему регистрируются как один документ.
9.2.4. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется. Исключением являются ответы на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с частью 4 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
9.3. Создание архива электронных документов.
9.3.1. Электронные документы регистрируются в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти.
При составлении номенклатуры дел в заголовок дела может включаться указание "Ведется в электронном виде, по итогам года распечатывается на бумажном носителе", например:
"Журнал учета распоряжений о командировании сотрудников (ведется в электронном виде, по итогам года распечатывается на бумажном носителе)".
9.3.2. Электронные документы подлежат хранению в архиве органа исполнительной власти в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
9.3.3. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.