4.1.1. Требования к организации документооборота в органах исполнительной власти базируются на принципах:
централизации операций по приему и отправке документов;
распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организации предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократности регистрации документов;
устранения необоснованных согласований проектов документов;
регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
4.1.2. В документообороте органа исполнительной власти в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация.
4.1.3. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, факсимильной, фельдъегерской связи и электронной почтой.
4.2. Прием и первичная обработка поступивших документов.
4.2.1. Поступившая в адрес Губернатора Кировской области, Правительства Кировской области и администрации Губернатора и Правительства Кировской области корреспонденция регистрируется и учитывается (кроме секретных документов) в отделе документооборота.
Документы, адресованные органам исполнительной власти области, передаются для регистрации в эти органы.
4.2.2. Конверты и пакеты с надписью "Лично" не вскрываются, а передаются адресатам без регистрации. Если содержащаяся в них корреспонденция не является личной перепиской и оказывается служебной, она возвращается для регистрации.
4.2.3. В случае поступления в орган исполнительной власти документов, адресованных Губернатору Кировской области, Правительству Кировской области и администрации Губернатора и Правительства Кировской области, они передаются для регистрации и учета в отдел документооборота.
4.2.4. Документы и корреспонденция, поступившие в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимаются оперативным дежурным в здании № 1 Правительства Кировской области с последующей передачей их утром первого рабочего дня в отдел документооборота для регистрации и учета в установленном порядке.
Копии документов с надписью "Весьма срочно" или "Срочно" передаются оперативным дежурным непосредственно адресату, а в случае его отсутствия - ответственному дежурному по Правительству Кировской области, о чем делается соответствующая отметка в специальном журнале, подлинник данного документа передается утром следующего (первого) рабочего дня в отдел документооборота для регистрации и учета в установленном порядке.
4.2.5. При приеме и первоначальной обработке поступившей корреспонденции производится проверка правильности ее адресования и доставки, целостности упаковки и наличия вложений.
4.2.6. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документа или отдельных его листов, приложений, повреждение документа, несоответствие номера на конверте номеру вложенного документа, при отсутствии возможности в рабочем порядке устранить выявленное несоответствие составляется акт в трех экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, второй остается у адресата (и приобщается к поступившему документу).
Ошибочно (не по адресу) доставленная корреспонденция не вскрывается и подлежит возврату на почтамт или отправителю.
4.2.7. Конверты от документов уничтожаются, за исключением документов из судебных органов, органов прокуратуры, зарубежных адресатов и случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.
Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения граждан и организаций, сохраняются и вместе с обращениями передаются (обращения граждан, полученные по электронной почте, пересылаются) для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан и организаций управления делопроизводства (далее - отдел по работе с обращениями граждан и организаций).
4.2.8. Заказные письма, полученные отделом документооборота и адресованные органам исполнительной власти, передаются ответственным за делопроизводство под подпись.
4.3. Предварительное рассмотрение документов.
Предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Губернатором Кировской области, Председателем Правительства Кировской области, вице-губернатором Кировской области, первым заместителем Председателя Правительства Кировской области, заместителями Председателя Правительства Кировской области или руководителем администрации Губернатора и Правительства Кировской области, осуществляет отдел документооборота.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
Результатом предварительного рассмотрения является направление документа для оформления указаний по исполнению документа (резолюции) Губернатором Кировской области, Председателем Правительства Кировской области, вице-губернатором Кировской области, первым заместителем Председателя Правительства Кировской области, заместителями Председателя Правительства Кировской области, руководителем администрации Губернатора и Правительства Кировской области в соответствии с распределением обязанностей.
4.4. Регистрация поступающих документов.
4.4.1. Основным правилом регистрации документов является однократность. Регистрации подлежат все входящие документы, за исключением бухгалтерских документов, прейскурантов, рекламных извещений, печатных изданий (книг, журналов, бюллетеней), форм статистической отчетности, учебных планов, программ, заявок, графиков, нарядов, разнарядок, поздравлений.