1. Общие положения.
1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Кировской области, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, Национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" и с учетом особенностей документооборота в органах исполнительной власти Кировской области (далее - органы исполнительной власти).
1.1.1. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности органов исполнительной власти.
Требования Инструкции являются обязательными для сотрудников органов исполнительной власти, организующих или непосредственно осуществляющих работу с документами.
Сотрудники органов исполнительной власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за утрату находящихся у них документов и разглашение содержащейся в них служебной информации.
1.1.2. Инструкция определяет систему организации делопроизводства, порядок подготовки и работы с отдельными видами документов несекретного характера, документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, порядок печатания, копирования материалов, использования печатей и штампов.
1.1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.
1.1.4. Системы электронного документооборота (далее - СЭД), применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.2. Методическое руководство организацией делопроизводства, совершенствование делопроизводства на основе единой политики и использования современных информационных технологий в работе с документами, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в органах исполнительной власти, а также полномочия по обучению по вопросам делопроизводства сотрудников органов исполнительной власти и оказание методической помощи органам местного самоуправления муниципальных образований Кировской области по вопросам делопроизводства возлагаются на управление делопроизводства администрации Губернатора и Правительства Кировской области (далее - управление делопроизводства).
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на их руководителей.
1.4. Руководитель органа исполнительной власти определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи и функции которого отражаются в его должностном регламенте, утверждаемом руководителем органа исполнительной власти. На указанного сотрудника возлагаются следующие основные функции:
1.4.1. Прием, регистрация и учет поступающих в орган исполнительной власти документов.
1.4.2. Передача поступивших документов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или лицу, исполняющему обязанности руководителя, и после получения соответствующих указаний по исполнению документа (резолюции) исполнителю.
1.4.3. В соответствии с указаниями по исполнению документа (резолюцией) руководителя органа исполнительной власти (лица, исполняющего его обязанности) ознакомление сотрудников с распорядительными и информационными документами, поступившими в орган исполнительной власти.
1.4.4. Контроль за прохождением документов в органе исполнительной власти, включая документы с ограничительной пометкой "Для служебного пользования".
1.4.5. Организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководителю органа исполнительной власти данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях.
1.4.6. Ввод в электронную базу данных органа исполнительной власти и регистрационно-контрольные карточки (далее - РКК) необходимой информации об указаниях по исполнению документа (резолюции), ходе и результатах исполнения документов и поручений, местонахождении документов.
1.4.7. Проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников органа исполнительной власти.
1.4.8. Ежегодная сверка наличия в органе исполнительной власти документов, дел и изданий с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", зарегистрированных в предыдущем году, и составление акта сверки.
1.4.9. Получение, хранение и учет гербовых номерных бланков.
1.4.10. Учет и регистрация исходящих из органа исполнительной власти документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку.
1.4.11. Выдача сотрудникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом.
1.4.12. Контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов.
1.4.13. Разработка номенклатуры дел органа исполнительной власти на очередной год.
1.4.14. Формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, организация их использования в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача законченных делопроизводством дел на хранение в архив.
1.4.15. Проведение инструктажа вновь принятых в орган исполнительной власти сотрудников и ознакомление их с нормативными и методическими материалами по вопросам ведения делопроизводства.
1.4.16. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни передача функций по ведению делопроизводства другому сотруднику, в должностном регламенте которого отражены данные функции.