ПРАВИТЕЛЬСТВО КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 24 июля 2018 года № 207
Об утверждении инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти Кировской области
(с изменениями на 7 ноября 2019 года)
________________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными
распоряжением Правительства Кировской области от 07.11.2019 № 310
________________________________________________________________________
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области согласно приложению.
2. Признать утратившими силу распоряжения Правительства Кировской области:
2.1. От 29.12.2015 № 515 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области".
2.2. От 16.02.2016 № 25 "О внесении изменений в распоряжение Правительства Кировской области от 29.12.2015 № 515".
2.3. От 19.05.2017 № 125 "О внесении изменений в распоряжение Правительства Кировской области от 29.12.2015 № 515".
Губернатор -
Председатель Правительства
Кировской области И.В.ВАСИЛЬЕВ
Приложение
Утверждена
распоряжением Правительства Кировской области
от 24 июля 2018 г. № 207 (с изменениями, внесенными
распоряжением Правительства Кировской области
от 07.11.2019 № 310)
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения.
1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Кировской области, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, Национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" и с учетом особенностей документооборота в органах исполнительной власти Кировской области (далее - органы исполнительной власти).
1.1.1. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности органов исполнительной власти.
Требования Инструкции являются обязательными для сотрудников органов исполнительной власти, организующих или непосредственно осуществляющих работу с документами.
Сотрудники органов исполнительной власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за утрату находящихся у них документов и разглашение содержащейся в них служебной информации.
1.1.2. Инструкция определяет систему организации делопроизводства, порядок подготовки и работы с отдельными видами документов несекретного характера, документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, порядок печатания, копирования материалов, использования печатей и штампов.
1.1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.
1.1.4. Системы электронного документооборота (далее - СЭД), применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.2. Методическое руководство организацией делопроизводства, совершенствование делопроизводства на основе единой политики и использования современных информационных технологий в работе с документами, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в органах исполнительной власти, а также полномочия по обучению по вопросам делопроизводства сотрудников органов исполнительной власти и оказание методической помощи органам местного самоуправления муниципальных образований Кировской области по вопросам делопроизводства возлагаются на управление делопроизводства администрации Губернатора и Правительства Кировской области (далее - управление делопроизводства).
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на их руководителей.
1.4. Руководитель органа исполнительной власти определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи и функции которого отражаются в его должностном регламенте, утверждаемом руководителем органа исполнительной власти. На указанного сотрудника возлагаются следующие основные функции:
1.4.1. Прием, регистрация и учет поступающих в орган исполнительной власти документов.
1.4.2. Передача поступивших документов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или лицу, исполняющему обязанности руководителя, и после получения соответствующих указаний по исполнению документа (резолюции) исполнителю.
1.4.3. В соответствии с указаниями по исполнению документа (резолюцией) руководителя органа исполнительной власти (лица, исполняющего его обязанности) ознакомление сотрудников с распорядительными и информационными документами, поступившими в орган исполнительной власти.
1.4.4. Контроль за прохождением документов в органе исполнительной власти, включая документы с ограничительной пометкой "Для служебного пользования".
1.4.5. Организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководителю органа исполнительной власти данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях.
1.4.6. Ввод в электронную базу данных органа исполнительной власти и регистрационно-контрольные карточки (далее - РКК) необходимой информации об указаниях по исполнению документа (резолюции), ходе и результатах исполнения документов и поручений, местонахождении документов.
1.4.7. Проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников органа исполнительной власти.
1.4.8. Ежегодная сверка наличия в органе исполнительной власти документов, дел и изданий с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", зарегистрированных в предыдущем году, и составление акта сверки.
1.4.9. Получение, хранение и учет гербовых номерных бланков.
1.4.10. Учет и регистрация исходящих из органа исполнительной власти документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку.
1.4.11. Выдача сотрудникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом.
1.4.12. Контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов.
1.4.13. Разработка номенклатуры дел органа исполнительной власти на очередной год.
1.4.14. Формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, организация их использования в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача законченных делопроизводством дел на хранение в архив.
1.4.15. Проведение инструктажа вновь принятых в орган исполнительной власти сотрудников и ознакомление их с нормативными и методическими материалами по вопросам ведения делопроизводства.
1.4.16. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни передача функций по ведению делопроизводства другому сотруднику, в должностном регламенте которого отражены данные функции.
1.5. Об утрате документа, служебного удостоверения либо служебного пропуска, ключа от металлического шкафа (сейфа) либо металлической печати для его опечатывания сотрудник органа исполнительной власти докладывает руководителю органа исполнительной власти.
Руководителем органа исполнительной власти незамедлительно назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель администрации Губернатора и Правительства Кировской области.
1.6. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни сотрудник обязан передать через сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в органе исполнительной власти, находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя органа исполнительной власти.
1.7. В случае увольнения или перевода в другой орган исполнительной власти сотрудник обязан:
1.7.1. Передать все числящиеся за ним документы и телефонные справочники сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в органе исполнительной власти, или по указанию руководителя другому сотруднику. Передача документов и дел осуществляется по акту, утверждаемому руководителем данного органа исполнительной власти. Подписанный обеими сторонами акт хранится в органе исполнительной власти.
1.7.2. Сдать печати и штампы, используемые им в работе.
1.8. Порядок использования имеющихся в органе исполнительной власти средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи определяется руководителем органа исполнительной власти.
2. Основные понятия.
В Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронный документ - документ, информация в котором представлена в электронной форме;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме.
Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
3. Создание документов.
3.1. Бланки с воспроизведением герба Кировской области.
3.1.1. Для оформления правовых актов и писем используются бланки с воспроизведением герба Кировской области, в том числе номерные.
Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
3.1.2. Бланки документов формата А4, а также документы, оформленные не на бланке, должны иметь следующие размеры полей:
левое - от 3 до 3,5 см;
правое - не менее 1 см;
верхнее - не менее 2,5 см;
нижнее - не менее 2 см (на бланках формата А5 - 1,6 см).
При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 1 см, правого - от 3 до 3,5 см.
