Основными факторами, влияющими на качество предоставления государственных услуг (далее - услуги), предоставляемых пользователям, являются:
Наличие документов, составляющих правовую основу деятельности архивных учреждений (далее - учреждения);
условия размещения учреждений;
наличие свободных площадей архивохранилищ в учреждениях для приема архивных документов;
специальное техническое оснащение учреждений (оборудование, приборы, аппаратура и т.д.);
укомплектованность учреждений специалистами и их квалификация;
наличие информации об учреждениях, порядке и правилах предоставления услуг гражданам;
наличие внутренней (собственной) и внешней систем контроля за качеством предоставления услуг.
3.1. Документы, составляющие правовую основу деятельности учреждений:
3.1.1. Уставы учреждений.
3.1.2. Руководства, правила, инструкции, методики, которые должны регламентировать процесс предоставления услуг, определять методы (способы) их предоставления и его контроля, а также предусматривать меры совершенствования работы учреждений.
3.1.3. Государственные стандарты, отраслевой стандарт и настоящий стандарт, которые регламентируют правила архивного хранения документов.
3.2. Условия размещения учреждений.
3.2.1. Учреждения и их структурные подразделения должны быть размещены в специально предназначенных зданиях и помещениях, доступных
для граждан. Помещения должны быть обеспечены всеми средствами коммунально-бытового обслуживания и телекоммуникационными средствами.
3.2.2. Помещения должны отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм и правил противопожарной безопасности, безопасности труда и быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых услуг (повышенной температуры воздуха, влажности воздуха, запыленности, загрязненности, шума, вибрации и т.д.).
3.3. Наличие свободных площадей архивохранилищ в учреждениях для приема архивных документов.
Размеры архивохранилищ в учреждениях должны иметь резерв свободных площадей для приема архивных документов.
3.4. Специальное техническое оснащение учреждений (оборудование, приборы, аппаратура и т.д.).
Каждое учреждение должно быть оснащено специальным оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов и обеспечивающими надлежащее качество предоставляемых услуг.
3.5. Укомплектованность учреждений специалистами и их квалификация.
3.5.1. Учреждения должны располагать необходимым числом специалистов в соответствии со штатным расписанием.
3.5.2. Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей. Квалификацию специалистов следует поддерживать на высоком уровне периодической учебой на курсах повышения квалификации или иными действенными способами.
3.5.3. У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права.
3.5.4. Все специалисты учреждений должны быть аттестованы в установленном порядке.
3.6. Наличие информации об учреждениях, порядке и правилах предоставления услуг пользователям.
3.6.1. Учреждения должны довести до сведения граждан свое наименование и местонахождение, часы приема граждан.
3.6.2. Пользователь вправе потребовать представления необходимой и достоверной информации о предоставляемых услугах, о наличии: