3.8.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры по подготовке ответа на обращение гражданина в органе исполнительной власти Кировской области является получение информации о рассмотрении всех поставленных в обращении по существу вопросов и принятии по ним необходимых мер.
3.8.2. Должностное лицо органа исполнительной власти Кировской области, ответственное за подготовку ответа:
3.8.2.1. Четко, последовательно, кратко излагает разъяснения на все поставленные в обращении вопросы.
3.8.2.2. При подтверждении сведений, изложенных в обращении, указывает в ответе, какие меры приняты по обращению.
3.8.2.3. При подготовке ответа в федеральный орган государственной власти или Правительство Кировской области указывает, когда проинформирован заявитель о результатах рассмотрения его обращения, либо прилагает копию ответа заявителю.
3.8.2.4. При подготовке ответа на коллективное обращение указывает, кому из обратившихся граждан направлен ответ.
3.8.2.5. При продлении срока рассмотрения обращения либо в случае невозможности решения вопросов, обозначенных в обращении, в установленные сроки, в ответе гражданину указывает срок окончательного решения вопросов.
3.8.3. Если по результатам рассмотрения обращения гражданина принят правовой акт, то его экземпляр направляется гражданину вместе с сопроводительным письмом, подписанным руководителем органа исполнительной власти Кировской области.
3.8.4. Ответы в федеральные органы государственной власти и гражданам печатаются на бланках установленной формы.
3.8.5. В ответе гражданину или вышестоящему органу исполнительной власти, по поручению которого рассматривалось обращение гражданина, указывается результат рассмотрения обращения: меры приняты, решено положительно, разъяснено, отказано, факты подтвердились или факты не подтвердились.
В левом нижнем углу на копии ответа обязательно указываются фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона, ставится личная подпись исполнителя и дата исполнения.
3.8.6. Подготовленный ответ передается на подпись руководителю органа исполнительной власти Кировской области, давшему поручение по рассмотрению обращения гражданина. Руководитель в случае согласия с ответом подписывает его и передает должностному лицу, ответственному за регистрацию обращений граждан, для регистрации и отправки гражданину.
Если ответ направляется на согласование, то руководитель органа исполнительной власти Кировской области, давший поручение по рассмотрению обращения, в правом верхнем углу ставит визу "Согласен", подпись и дату.
В случае, если руководитель не согласен с ответом, то в правом верхнем углу он ставит необходимую визу, после чего обращение с приложениями (при наличии) вновь передается исполнителю, о чем делается отметка в электронной регистрационно-контрольной карточке данного обращения.
Если ответ представляется на обращение, поставленное на контроль, руководитель после ознакомления и согласия с ответом списывает его в архивное дело, ставит подпись и дату.
3.8.7. Ответ на поручение Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы, а также ответ в федеральные органы государственной власти о рассмотрении обращений граждан подписывает руководитель органа исполнительной власти Кировской области либо уполномоченное им лицо.
В случае, если поручение адресовано конкретному должностному лицу, ответ подписывается этим должностным лицом.
3.8.8. После подписания ответа руководителем органа исполнительной власти Кировской области, который давал поручение по рассмотрению обращения, и направления ответа заявителю, само обращение, прилагающиеся к нему документы (при наличии), копия ответа гражданину вместе с регистрационно-контрольной карточкой подшиваются в архивное дело.
3.8.9. Результатом выполнения административных действий по оформлению ответа на обращение в органе исполнительной власти Кировской области является оформление ответа путем изложения разъяснений всех поставленных в обращении вопросов и принятых по ним мер, а в случае направления промежуточного ответа - указания сроков окончательного решения вопросов.