9.1. Основным правилом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.
Регистрации в отделе документооборота подлежат все входящие и исходящие несекретные документы, за исключением: внутренних документов, документов, адресованных органам исполнительной власти области с правом юридического лица, бухгалтерских документов, прейскурантов, рекламных извещений, печатных изданий (книг, журналов, бюллетеней), форм статистической отчетности, учебных планов, программ, заявок, графиков, нарядов, разнарядок, поздравлений. Такие документы сразу передаются по назначению и могут регистрироваться в соответствующих подразделениях (за исключением рекламных извещений и поздравлений).
9.2. Входящие документы регистрируются в день их поступления (при поступлении в нерабочее время - в первый рабочий день), исходящие и внутренние - в день подписания. Документы с пометкой "Срочно" регистрируются вне очереди.
9.3. Документы регистрируются:
в отделе документооборота управления делопроизводства | - | все входящие и исходящие несекретные документы, включая полученные по электронной почте (за исключением писем и заявлений граждан); договоры и соглашения в единой электронной базе данных регистрации документов с распечаткой регистрационно-контрольных карточек; | |||
в отделе документирования | - | постановления и распоряжения Правительства области, распоряжения Председателя Правительства области, распоряжения администрации Правительства области;(*) | |||
в отделе по работе с письмами и обращениями граждан управления делопроизводства | - | письма, заявления граждан; | |||
в отделе специальных программ, отделе специальной документальной связи администрации Правительстве области | - | все входящие и исходящие секретные документы; | |||
в секретариатах заместителей Председателя Правительства области и подразделениях, имеющих доступ в единую электронную базу данных регистрации документов | - | исходящие документы в единой электронной базе данных регистрации документов; входящие и исходящие внутренние документы; | |||
в подразделениях, не имеющих доступ в единую электронную базу данных регистрации документов | входящие и исходящие внутренние документы; соответствующие лицензии; | ||||
в управлении организационной и кадровой работы | - | распоряжения Правительства области и Председателя Правительства области по личному составу, распоряжения и приказы администрации Правительства области по личному составу (а также указы и распоряжения Губернатора области по личному составу); | |||
в хозяйственном управлении | - | приказы администрации Правительства области по хозяйственной деятельности. | |||
В отделе документирования регистрируются также указы и распоряжения Губернатора области.
При регистрации документов в единой электронной базе данных регистрации документов в электронную карточку вводятся необходимые данные о документах и одновременно распечатываются регистрационно-контрольные карточки, которые вместе с документами направляются по назначению.
9.4. В целях введения единой индексации при регистрации документов каждому подразделению присваивается индекс (условное обозначение) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, позволяющий определить адрес составления (исполнения) и хранения документа.
9.5. Регистрационные номера распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов) присваиваются самостоятельно по каждому виду документов в пределах календарного года.
9.6. Регистрационный номер входящего документа состоит из проставляемых через тире индекса того подразделения, куда будет направлен документ для рассмотрения, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера с указанием даты регистрации.
9.7. Регистрационный номер исходящего документа, не связанного с ответом на входящий документ, состоит из проставляемых через тире порядкового регистрационного номера, индекса подразделения и индекса дела по номенклатуре дел.
Регистрационный номер исходящего документа, связанного с ответом на входящий документ, состоит из проставляемых через тире индекса подразделения, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера входящего документа, на который дается ответ.
9.8. Регистрационный номер письменных обращений граждан состоит из первой буквы фамилии заявителя, проставляемого через тире порядкового регистрационного номера обращения и проставляемого через дробь буквенного обозначения "п" (письменное обращение).
9.9. Регистрационный номер устных обращений граждан состоит из буквенного сочетания "ПР" (прием), проставляемого через тире порядкового регистрационного номера обращения и проставляемых через дробь первых букв имени, отчества и фамилии лица, ведущего прием.
9.10. При получении повторного документа по одному и тому же вопросу он вновь регистрируется в единой электронной базе данных регистрации документов с распечаткой регистрационно-контрольной карточки, а также распечаткой регистрационно-контрольной карточки предыдущего обращения, которые вместе с документом направляются по назначению.
9.11. Распределение корреспонденции, поступившей в адрес Правительства области, подразделений, осуществляется отделом документооборота в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в Правительстве области и распределением обязанностей между Губернатором области, первым заместителем Председателя Правительства области, заместителями Председателя Правительства области.