14.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании (принятии, утверждении), регистрации и отправке.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание текста, его орфографическую и пунктуационную грамотность, правильность оформления документа, наличие необходимых приложений и виз согласования. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился.
14.2. Все исходящие документы Правительства области и его подразделений после их подписания и регистрации в установленном порядке отправляются адресатам через отдел документооборота (кроме сообщений, передаваемых средствами факсимильной связи, электронной почты, секретных документов, а также исходящих документов за подписью руководителей иных органов исполнительной власти области).
Документы передаются в отдел документооборота для отправки полностью оформленными, с указанием адресата и его почтового адреса, с наличием исходящего номера, даты и в необходимом количестве экземпляров.
При направлении документа в пять и более адресов исполнителем составляется указатель рассылки (с указанием точного названия организаций - адресатов и количества направляемых им копий, если их число превышает единицу), который подписывается руководителем подразделения, готовившего документ.
14.3. Отдел документооборота проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе, производит необходимую обработку исходящей корреспонденции.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
Обработка исходящей корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты и их заклеивание, запись номера документа в реестровый журнал, маркирование конвертов, составление списка на заказную корреспонденцию. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени важности и срочности доставки отправляется работниками отдела документооборота через фельдъегерскую связь либо через работников почтамта, или сдается в отделение связи.
Документы, переданные в отдел документооборота до 14 часов, обрабатываются и отправляются в тот же день (кроме корреспонденции, адресованной в районы области), после указанного времени - на следующий день.
14.4. Корреспонденция, адресованная органам государственной власти Российской Федерации, министерствам и ведомствам Российской Федерации, сдается на отправку в отдел документооборота до 14 часов и отправляется адресату фельдъегерской или почтовой связью. При передаче законвертованной корреспонденции работникам фельдъегерской службы и почтамта составляется реестр в двух экземплярах, один из которых после обработки корреспонденции возвращается в отдел документооборота.
14.5. Корреспонденция, адресованная администрациям районов и городов области, администрации поселка Первомайский (Юрья-3), сдается в отдел документооборота до 14 часов и отправляется еженедельно, как правило, по вторникам и пятницам.
Срочная корреспонденция отправляется в день поступления и доставляется по назначению в пределах г.Кирова работниками отдела документооборота или фельдъегерской службы. Срочность доставки документа определяется Губернатором области, первым заместителем и заместителями Председателя Правительства области либо начальником управления делопроизводства на основании просьб руководителя подразделения, подготовившего документ.
На обработанную корреспонденцию составляется реестр в двух экземплярах. Один экземпляр реестра остаётся на почтамте, второй экземпляр реестра возвращается после обработки корреспонденции в отдел документооборота.
14.6. Для отправки телеграммы подписанный подлинник после его регистрации незамедлительно передается в отдел документооборота, второй экземпляр с визами составителя и согласования остается в соответствующем подразделении.
Телеграммы в адрес администрации г.Кирова, администраций Ленинского, Октябрьского, Первомайского районов г.Кирова доставляются фельдсвязью как срочная корреспонденция.
Текст телеграммы отделом документооборота передается по телетайпу на телеграф. Телеграммы по текущим вопросам, поступившие на отправку до 16.00, обрабатываются и отправляются в день поступления.
Телеграммы с грифом "Правительственная" или по чрезвычайным вопросам обрабатываются и отправляются незамедлительно работниками отдела документирования или оперативным дежурным по Правительству области.
Подлинник подписанной телеграммы, отправляемой в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передается оперативному дежурному по Правительству области в здании № 1, который на данной телеграмме указывает номер договора с почтамтом, в конце текста проставляет исходящий регистрационный номер, удостоверяет подпись печатью для телеграмм, организует доставку телеграммы для отправления на почтамт и делает соответствующую запись в журнале (с указанием, куда направляется телеграмма, кто ее подписал, даты и времени передачи на почтамт).
14.7. Отправка срочной корреспонденции в нерабочее время, в выходные и праздничные дни производится по указанию Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области или начальника управления делопроизводства.
14.8. Порядок прохождения внутренних документов на этапе подготовки состоит в составлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании, регистрации в структурном подразделении в журнале учета внутренних документов как исходящего документа, а на этапе исполнения - как входящего документа, регистрируемых в отделе документооборота управления делопроизводства.
Передача документов в другие структурные подразделения осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в журнале регистрации внутренних документов.