19.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
19.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный и оформленный в установленном порядке перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Правительства области и его подразделений в течение календарного года. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
19.1.2. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, внесенных на рассмотрение Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области и отражающих документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности подразделений, в том числе с грифом "Для служебного пользования", учетные формы (справочные и контрольные картотеки, журналы, реестры и т.п.), акты, личные дела, а также заголовки дел для группировки документов, образующихся в процессе деятельности общественных организаций (профсоюзная организация) и подразделений, действующих на общественных началах при Правительстве области (комиссий, советов и т.п.).
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный индекс и заголовок.
19.1.3. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Правительства области (далее - сводная номенклатура дел) являются названия секретариата Губернатора области, органов исполнительной власти при Правительстве области и подразделений администрации Правительства области, расположенные в номенклатуре в соответствии с присвоенными им индексами.
19.1.4. Графы в форме номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры дел (приложения 11, 12) заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (индекса) секретариата Губернатора области, органа исполнительной власти при Правительстве области, подразделения администрации Правительства области и порядкового номера (индекса) заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10 - 05, где 10 - обозначение (индекс) органа (подразделения), 05 - порядковый номер (индекс) заголовка дела по номенклатуре. Группы цифр индексов отделяются одна от другой с помощью тире.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих нормативно-распорядительные документы вышестоящих органов и Губернатора области, располагаются перед заголовками дел с нормативно-распорядительными документами Правительства области, Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из следующих элементов:
названия вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (постановления, распоряжения, протоколы, приказы и т.д.);
названия организации или ее подразделения (автора документа);
краткого содержания документов дела;
дат (периода), к которым относятся документы дела.
Заголовок может быть дополнен следующими элементами:
названием организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
названием территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
указанием на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и др.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: "Документы о проведении региональных тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается обычно, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: "Переписка с администрациями районов и городов Кировской области по вопросам развития местного самоуправления" (переписка с однородными корреспондентами); "Переписка по проектированию и строительству газопроводов в Кировской области" (переписка по конкретному вопросу); "Переписка с открытым акционерным обществом энергетики и электрификации "Кировэнерго" по вопросам обеспечения Кировской области электрической и тепловой энергией" (переписка с конкретным корреспондентом).
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовой бухгалтерский отчёт с пояснительными записками за 2004 год".
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000, утвержденному Федеральной архивной службой России, а также по утвержденной номенклатуре дел.