10.1. Зарегистрированные в отделе документооборота документы с распечатанными регистрационно-контрольными карточками раскладываются в соответствующие ячейки и папки. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, не реже двух раз в день (до 11 час. 30 мин. и до 16 час. 30 мин.) получают в отделе документооборота поступившую корреспонденцию.
Срочные документы и телеграммы незамедлительно передаются по назначению работниками отдела документооборота.
Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция возвращается в отдел документооборота.
10.2. Корреспонденция, поступившая в секретариаты Губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, предварительно рассматривается заведующими секретариатами, которые готовят по ней проекты поручений, и в согласованное с руководителями время (как правило, в день поступления) представляют им их на рассмотрение.
Поручение в форме резолюции печатается или пишется от руки обычно на специальном бланке, излагается лаконично и должно содержать инициалы и фамилию работника, которому дается поручение, срок исполнения, подпись руководителя и дата.
10.3. Руководители подразделений (должностные лица) организуют исполнение поступивших к ним документов.
Поручения Губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области по исполнению документов, а также соответствующие поручения руководителей подразделений переносятся в регистрационно-контрольные карточки, затем документы передаются исполнителям с указанием даты передачи.
Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении фиксируются работником, ответственным за ведение делопроизводства.
На документе информационного характера на свободном от текста месте на первом листе проставляются подписи ознакомившихся с ним лиц с указанием даты.
10.4. Если поручение по исполнению документа дано нескольким подразделениям (должностным лицам), то документ в процессе исполнения передается в соответствующие подразделения поочередно или одновременно в копиях (за исключением случаев, когда размножение документа не разрешается) с последующими соответствующими отметками в регистрационно-контрольной карточке (дата передачи, фамилия исполнителя, отметка об исполнении).
10.5. После завершения работы над документом исполнитель должен не позднее чем в указанный в резолюции срок (в иных случаях - в сроки, указанные в пункте 13.8 раздела 13 настоящей Инструкции) доложить соответствующему руководителю о результатах исполнения поручения.
10.6. Исполненный документ списывается "В дело" должностным лицом, давшим по нему поручение, и затем сдается работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении.