15.1. Передача документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", с использованием средств факсимильной связи не разрешается.
Категорически запрещается передача средствами факсимильной связи секретных документов.
15.2. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы подготовленные и оформленные в установленном порядке материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные машинописным или типографским способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (подлинники или их ксерокопии) на одной стороне листа белой бумаги формата А4.
15.3. Передаваемые средствами факсимильной связи документы и приложения к ним составляются и оформляются как служебные письма на бланках, согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются (в отделе документооборота или в единой электронной базе регистрации документов) в установленном порядке.
Сообщения, передаваемые средствами факсимильной связи и направляемые зарубежным адресатам, отправляются только за подписью Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, а в исключительных случаях, - по их разрешению, за подписью руководителей подразделений.
Передаваемые средствами факсимильной связи документы на иностранном языке отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ, и должностным лицом, подготовившим его.
15.4. Непосредственную передачу и прием документов, их учет осуществляет отдел специальной документальной связи администрации Правительства области (далее - ОСДС).
Через ОСДС передаются факсимильные сообщения за подписью Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, руководителей структурных подразделений, входящих в администрацию Правительства Кировской области, и структурных подразделений при Правительстве Кировской области.
Для передачи в ОСДС представляется подлинник отправляемого документа (в исключительных случаях - ксерокопия) с указанием точного кода страны (для международных), города, номера факса получателя, фамилии и телефона исполнителя. После передачи документ остается в ОСДС и подшивается в дело.
Принятые по факсу документы учитываются в ОСДС в журнале учета, под роспись передаются в отдел документооборота, где регистрируются, а затем направляются для рассмотрения Губернатору области, первому заместителю Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области или в соответствующее подразделение. Документы с резолюцией Губернатора области, первого заместителя или заместителей Председателя Правительства области передаются в соответствующее подразделение и после исполнения поручения хранятся в делах данного подразделения.
Принимаемые средствами факсимильной связи документы, не требующие решения и ответа (в основном информационного, статистического, рекламного характера), после регистрации в ОСДС передаются непосредственно в соответствующее подразделение под роспись в журнале учета.
15.5. Ответственность за правильность передачи, приема, учета документов, передаваемых по каналам факсимильной связи, возлагается на работников ОСДС.
Ответственность за содержание и оформление документа, передаваемого средствами факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.
Ответственность за составление, оформление, учет, передачу, прием и хранение документов, как переданных, так и принятых другими подразделениями, имеющими средства факсимильной связи, возлагается на их руководителей. При этом регистрация входящих и исходящих документов, принятых средствами факсимильной связи и требующих решения, должна осуществляться в отделе документооборота.