17.1. Общие положения
17.1.1. Данный раздел настоящей Инструкции определяет общие требования к составлению, оформлению, учету, регистрации, отправке, хранению и использованию документов на бумажных и других материальных носителях (фото-, кино-, видео- и аудиодокументы, машинные носители информации), содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
Требования настоящего раздела не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Порядок работы с такими документами определяется правовыми актами, перечисленными в приложении к п. 3.1 раздела 3.
17.1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью (с пометками "Для служебного пользования", "Конфиденциально", и т.п.).
17.1.3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов настоящей Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
17.1.4. Необходимость проставления на документе пометки (грифа) "Для служебного пользования" определяется руководителем подразделения, подготовившим его, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
17.1.5. Сотрудникам подразделений (исполнителям), допущенным к работе с документами ограниченного распространения, запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было содержащиеся в них сведения без санкции должностного лица, подготовившего или подписавшего (утвердившего) их.
17.1.6. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной федеральным и областным законодательством ответственности.
17.1.7. Руководители подразделений и лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, несут ответственность за обеспечение правильного учета, оформления, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования".
Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в подразделении возлагается на его руководителя, а в Правительстве области и его подразделениях в целом - на управление делопроизводства.
Контроль за соблюдением установленного порядка работы с секретными документами в подразделении возлагается на его руководителя, а в Правительстве области и его подразделениях в целом - на отдел специальных программ.
17.1.8. Документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях в запираемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
17.1.9. Проверка соответствия фактического наличия в подразделениях документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" с данными их учета проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области. В состав такой комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
Проверка наличия таких документов, находящихся на хранении в архиве, проводится не реже одного раза в 5 лет.
Результаты проверки оформляются актом (приложение 7), хранящимся в соответствующем подразделении, копия которого для сведения направляется в управление делопроизводства. О результатах проверки информируется заместитель Председателя Правительства области - управляющий делами Правительства области.
17.1.10. О фактах утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения немедленно сообщает заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области, которым назначается комиссия для служебного расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области.
На утраченные документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области и передаются в архив для включения в дело фонда и хранения.
17.1.11. Передача документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому в подразделении производится под роспись в учетных формах с разрешения руководителя подразделения. Передача подобных материалов из одного подразделения в другое производится через отдел документооборота под роспись в учетных формах.
17.1.12. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования" в подразделении, с участием начальника отдела документооборота составляется по произвольной форме в двух экземплярах акт приема - передачи этих материалов, утверждаемый руководителем этого подразделения. Один экземпляр акта передается в отдел документооборота.
17.2. Прием и регистрация входящих документов
17.2.1. Прием и учет (регистрация) документов или изданий с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется отделом документооборота.
17.2.2. Вся поступившая в адрес Правительства области, подразделений корреспонденция, содержащая служебную информацию ограниченного распространения, в рабочее время принимается и вскрывается работником отдела документооборота.
В нерабочее время, в выходные и праздничные дни документы или издания с пометкой "Для служебного пользования" без вскрытия конвертов принимаются дежурным в здании № 1 Правительства области с записью в журнале и передаются утром первого рабочего дня под роспись работнику отдела документооборота.
Работник отдела документооборота, принимающий корреспонденцию, проверяет правильность ее адресования, целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов или изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. В случае отсутствия в конверте (пакете) документов с пометкой "Для служебного пользования" или приложений к ним, а также отдельных листов данных материалов, при обнаружении повреждений целостности упаковки и самого документа, несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
17.2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы) - поэкземплярно.
Тираж издания с пометкой "Для служебного пользования", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером.
17.2.4. Учет документов (изданий) с грифом "Для служебного пользования" осуществляется совместно с другой несекретной корреспонденцией с добавлением к входящему номеру пометки "ДСП" (без кавычек).
На первых листах приложений к входящему документу ставится штамп "К вх. № ..." с указанием даты регистрации.
Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" ("Конфиденциально") с указанием номера экземпляра проставляется без кавычек на первом листе в правом верхнем углу текстового поля документа (для постановлений, распоряжений, приказов - ниже наименования вида документа), на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную или служебную информацию ограниченного распространения.