1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (далее - Инструкция) разработана на основании Регламента Правительства Кировской области и в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Государственной архивной службы России от 27.11.2000 № 68 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации от 26.12.2000 № 2508, и положениями ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Инструкция определяет систему организации делопроизводства, порядок подготовки отдельных видов документов несекретного характера, документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и работы с ними, порядок печатания, копирования и размножения материалов, использования печатей и штампов.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство в органах исполнительной власти Кировской области (далее - органы исполнительной власти области), так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемыми и другими независимо от вида носителей.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.2. Требования Инструкции являются обязательными для работников органов исполнительной власти области, организующих или непосредственно ведущих работу с документами.
Работники органов исполнительной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции, обучение работников подразделений органов исполнительной власти области (далее - подразделения), администраций муниципальных образований области по вопросам делопроизводства осуществляется управлением делопроизводства администрации Правительства области (далее - управление делопроизводства).
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей.
Руководитель подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи и функции которого отражаются в его должностном регламенте, утверждаемом руководителем подразделения.
На указанного работника возлагаются следующие основные функции:
прием и учет поступивших в подразделение документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, числу документов, зарегистрированных в единой электронной базе данных регистрации входящих документов в отделе документооборота управления делопроизводства (далее - отдел документооборота), а также правильности их регистрации;
передача поступивших документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
в соответствии с резолюцией руководителя ознакомление соответствующих сотрудников с распорядительными и информационными материалами, поступившими в подразделение;
контроль за прохождением документов в подразделении;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководителю данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях;
ввод в электронную базу данных подразделения и регистрационно-контрольные карточки необходимой информации о ходе и результатах исполнения документов и поручений, местонахождении документов;
периодическое (не реже 1 раза в месяц) копирование документов и баз данных, необходимых для сохранения, с локальных компьютеров на магнитные носители, а при необходимости - на сетевой диск;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
ежегодная сверка с данными отдела документооборота наличия в подразделении документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" и представление в отдел документооборота актов сверки;
учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;
контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
разработка номенклатуры дел подразделения на очередной год;
формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, организация их использования в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача законченных делопроизводством дел на хранение в архив администрации Правительства области (далее - архив);
проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников и ознакомление их с нормативными и методическими материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства;
перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни передача функций по ведению делопроизводства другому работнику по указанию руководителя подразделения;
подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей и средств оргтехники, а также их учет и выдача в подразделении.
1.5. При работе с подлинниками изданных документов не разрешается вносить в них исправления и делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.