7.1. Схема составления документа
7.1.1. Уточнение цели составления документа, что предопределяет выбор вида документа (постановление, распоряжение, приказ, положение, инструкция, протокол, акт, служебное письмо, служебная (докладная) записка, телеграмма, телефонограмма, договор, соглашение, доверенность и т.д.).
7.1.2. Изучение нормативных правовых актов о порядке решения вопроса такого типа.
7.1.3. Изучение действующих нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации, Законодательного Собрания области, Правительства области и ранее принятых администрацией области решений по этому вопросу, чтобы не допустить противоречия и дублирования.
7.1.4. Сбор и анализ необходимой информации.
7.1.5. Составление проекта документа на магнитном и бумажном носителях с использованием трафаретных текстов, стандартных выражений.
7.1.6. Согласование проекта документа.
7.1.7. Окончательное оформление и подписание документа.
7.1.8. Регистрация документа.
7.1.9. Документы Правительства области, органов исполнительной власти (в том числе письма, служебные (докладные) записки, справки, информации, телеграммы, и т.д.) излагаются четко, последовательно и кратко.
Служебный документ оформляется обычно на бланке установленной формы и должен иметь: гриф ограничения доступа к документу (в случае необходимости); наименование адресата; дату; регистрационный номер (берется в единой электронной базе данных исходящих документов в отделе документооборота, в органах исполнительной власти области с правом юридического лица присваивается свой исходящий номер); если дается ответ на документ (письмо), то ссылку на его номер и дату; заголовок, отражающий в краткой форме основное содержание текста; текст; подпись (состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки); на исходящих документах - фамилию, имя, отчество и номер телефона исполнителя.
7.2. Постановления и распоряжения
Подготовка, оформление и принятие постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Положением о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области.
Распоряжения администрации Правительства области и руководителей органов исполнительной власти области с правом юридического лица оформляются аналогичным образом.
7.3. Приказы
7.3.1. Приказ - индивидуальный правовой акт, издаваемый (принимаемый) в целях решения внутриуправленческих вопросов.
Приказы издаются заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области в пределах его компетенции во исполнение постановлений и распоряжений Правительства области, поручений Губернатора области и первого заместителя Председателя Правительства области, а также по собственной инициативе и инициативе руководителей подразделений в пределах их компетенции.
Приказы руководителей органов исполнительной власти области с правом юридического лица оформляются аналогично.
В зависимости от содержания приказы делятся на два вида: приказы по финансово-хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.
7.3.2. Приказ должен иметь заголовок и печататься, как правило, на бланке установленной формы с продольным расположением реквизитов.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
Констатирующую часть приказа следует начинать устойчивыми стандартными выражениями: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Если основанием к изданию приказа является нормативный правовой акт или поручение вышестоящего органа (должностного лица), то в констатирующей части указывается название вида документа, наименование организации (должностного лица) - автора документа, его дата и номер, заголовок документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без кавычек с двоеточием в конце. Если предшествующий слову ПРИКАЗЫВАЮ текст состоит из незаконченного предложения, то это слово завершает данное предложение и печатается без разрыва его знаком переноса. При отсутствии констатирующей части или если слову ПРИКАЗЫВАЮ предшествует текст, состоящий из законченного предложения с точкой в конце, то оно печатается с новой строки от левой границы текстового поля документа (от нулевого положения табулятора).
Если приказ делится на пункты и подпункты, то они нумеруются в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 6.20 раздела 6 настоящей Инструкции.
Каждый пункт печатается с красной строки, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания должности, фамилии и инициалов исполнителя в дательном падеже (в качестве исполнителя могут быть указаны подразделения), затем указывается срок исполнения и предписываемое действие, которое выражается глаголом в неопределенной форме ("… обеспечить ...", "… организовать ...", "… осуществить ...", "… подготовить ..." и т.д.).
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте издаваемого приказа.
В последнем пункте распорядительной части при необходимости указывается должностное лицо или подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Приложения к приказу печатаются на отдельных листах, должны иметь самостоятельную нумерацию и необходимые реквизиты (гриф утверждения, заголовок и т.д.). Ссылки на приложения указываются в тексте приказа.