Недействующий

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (утратил силу в соответствии с распоряжением Правительства области от 23.12.2010 № 480)

Приложение № 8
к п.17.3.7 Инструкции

УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Председателя
Правительства области -
управляющий делами
Правительства области

А.В.Перескоков
01 июня 2005 года

РЕГЛАМЕНТ

работы копировально-множительного бюро
управления делопроизводства администрации Правительства области
по копированию и размножению документов

1. В соответствии с основными задачами и функциями копировально-множительное бюро выполняет работы по копированию и размножению нормативных правовых актов, издаваемых Губернатором и Правительством области, Законодательным Собранием области, и других документов (в том числе с грифами "Секретно" и "Для служебного пользования").

2. Копирование и размножение документов производится на основании заказов установленной формы (приложения 1, 2).

2.1. Количество предназначенных для рассылки копий определяется:

документов и материалов нормативного характера Губернатора и Правительства области, Законодательного Собрания области - указанием о рассылке на самом документе и на основании заказов (приложение 1) соответственно руководителя аппарата Законодательного Собрания области и начальника отдела документирования управления делопроизводства администрации Правительства области (далее - управление делопроизводства) или замещающих их лиц;

писем и других материалов, подписанных Губернатором области, председателем Законодательного Собрания области или его заместителями, заместителями Председателя Правительства области (приложение 1) соответственно помощником председателя и руководителя аппарата Законодательного Собрания области, заведующими секретариатами Губернатора области и заместителей Председателя Правительства области, руководителями структурных подразделений администрации Правительства области и органов исполнительной власти при Правительстве области или замещающими их лицами;

подписанных документов (их проектов) с грифом "Секретно" на основании наряда ( установленной формы), подписанного начальником отдела специальных программ администрации Правительства области ( далее - отдел специальных программ) или замещающим его лицом;

подписанных документов (их проектов) с грифом "Для служебного пользования" - на основании заказа (приложение 2), подписанного руководителем подразделения, создавшего документ, или замещающим его лицом;

документов органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации:

для Законодательного Собрания области и представительных органов местного самоуправления - на основании соответствующего указания органа - автора документа, руководства Законодательного Собрания области и заказа (приложение 1) руководителя аппарата Законодательного Собрания области или замещающего его лица;

для руководства Правительства области - на основании соответствующего указания руководства и заказов (приложение 1) заведующих секретариатами Губернатора области и заместителей Председателя Правительства области;

для структурных подразделений администрации Правительства области, администраций районов и городов области - на основании соответствующего указания органа - автора документа, руководителя администрации Правительства области или замещающего его лица (приложение 1).

2.2. Дополнительное копирование ранее размноженных документов производится в соответствии с правилами, изложенными в п.2.1. настоящего Регламента.

3. В заказе на копирование и размножение документов в обязательном порядке указывается полное наименование документа и его дата, тираж.

4. Копирование документов по заказам сторонних организаций производится в исключительных случаях с разрешения начальника управления делопроизводства или замещающего его лица.

5. Копированию и размножению подлежат только служебные документы, снятие копий или размножение документов и материалов неслужебного характера запрещается.

6. Документы и материалы на копирование и размножение передаются в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанные.

7. Размножение угловых и продольных бланков распорядительных документов Губернатора и Правительства области с воспроизведением герба Кировской области запрещается.

8. Регистрация заказов в копировально-множительном бюро по несекретным документам производится в журналах установленной формы (приложение 3) отдельно по каждому структурному подразделению администрации области и органу исполнительной власти при Правительстве области.

Регистрация нарядов на копирование и размножение документов с грифом "Секретно" производится в отдельном журнале (установленной формы), заказов на документы с грифом "Для служебного пользования" - также в отдельном журнале (приложение 3). Данные журналы хранятся в сейфе или металлическом ящике, как и сами бланки исполненных нарядов и заказов по этим документам.

Журналы для регистрации заказов на копирование и размножение документов с грифами "Секретно" и "Для служебного пользования" должны быть пронумерованы полистно, заверены печатями и зарегистрированы соответственно в отделе специальных программ и в управлении делопроизводства. Такие журналы уничтожаются путем сжигания на основании актов, составленных заведующим копировально-множительным бюро, и в его присутствии с последующим представлением этих актов в те подразделения администрации области, где данные журналы были зарегистрированы.

Копирование и размножение секретных документов осуществляется в соответствии с правилами (от 01.06.2005), утвержденными начальником отдела специальных программ и согласованными с начальником управления делопроизводства.

Бракованные листы копируемых и размножаемых материалов с грифом "Для служебного пользования" уничтожаются путем сжигания заведующим копировально-множительным бюро или замещающим его лицом, о чем делается соответствующая запись в журнале.

9. Заведующий копировально-множительным бюро:

9.1. Определяет очередность и время выполнения заказов с учетом их срочности и очередности поступления (в случае необходимости - по согласованию с начальником управления делопроизводства).

Время сдачи заказов на копирование и размножение документов в копировально-множительное бюро, как правило, - с 8 до 11 часов. Время получения готовых материалов, как правило, - с 14 до 16 часов. Заказы, сданные в копировально-множительное бюро позднее установленного срока, выполняются на следующий день.

9.2. Несет ответственность за сохранность и неразглашение принятых в работу документов.

9.3. Отвечает за качество и комплектность копий материалов.

9.4. Ведет учет размноженных копий документов в разрезе структурных подразделений и ежемесячно до 10 числа следующего за отчетным месяца представляет обобщенные данные начальнику управления делопроизводства.

9.5. Следит за состоянием копировально-множительной техники, экономным расходованием бумаги и других расходных материалов, совместно со старшим инженером хозяйственного управления определяет текущую потребность из расчета обеспечения запаса не менее чем на 15 дней работы, отвечает за своевременность представления заявок в хозяйственное управление на приобретение бумаги, других расходных материалов и необходимых запасных частей для копировально-множительной техники.

10. Исполненные бланки заказов с отметкой об этом работника копировально-множительного бюро (роспись и дата) по несекретным документам хранятся в течение трех месяцев и затем уничтожаются путем их сжигания; по документам с грифами "Секретно" и "Для служебного пользования" - в течение года и затем уничтожаются путем сжигания на основании актов, составленных заведующим копировально-множительным бюро, и в его присутствии с последующим представлением этих актов соответственно в отдел специальных программ и в управление делопроизводства.

11. Настоящий Регламент вводится в действие с момента его утверждения.

Начальник управления
делопроизводства администрации
Правительства области

Н.С.Козловских

Приложение № 1
к регламенту работы копировально-множительного бюро
от " ___ " __________ 2005 года

     Копировально-множительное бюро
     управления делопроизводства
     администрации Правительства области

ЗАКАЗ
на копирование (размножение)

(указать полное название документа, его дату)

Заказчик

(указать название секретариата, структурного подразделения)

Число печатных страниц

Тираж (экз.)

Подпись руководителя
структурного подразделения с ее расшифровкой

( )

Дата

Приложение № 2
к регламенту работы копировально-множительного бюро

от " ___ " ____________ 2005 года

Копировально-множительное бюро
управления делопроизводства
администрации Правительства области

ЗАКАЗ
на копирование (размножение)
документов с грифом "Для служебного пользования"

(указать полное название документа, его дату)

Заказчик

(указать название секретариата, структурного подразделения)

Число печатных страниц

Тираж (экз.)

Подпись начальника
управления делопро-
изводства

( )

Дата

Приложение № 3
к регламенту работы
копировально-множительного
бюро администрации области

от "___ " ________ 2005 года

Наименование
граф журналов для регистрации заказов
в копировально-множительном бюро

№
п/п

Полное наименование копируемого (размножаемого) документа, его дата

Дата и время сдачи заказа

Подпись лица, сдавшего заказ

Кол-во страниц оригинала

Тираж

Приложение № 9
к п.17.5.3

Журнал (карточка учета) выдачи документов,
изданий и дел с грифом "Для служебного пользования"

№

Номер документа

Кому выдан

Подпись

Примечание

п/п

(издания, дела),

(подразделение,

пользователя

в получении

номер экземпляра

фамилия,

в получении

от пользователя

и количество

инициалы)

и дата

листов

Приложение № 10
к п. 17.6.2

Правительство

УТВЕРЖДАЮ

Кировской области

Заместитель Председателя

АКТ

Правительства Кировской

области - управляющий делами

Правительства области

№

(дата)

Подпись

Инициалы, фамилия

г.Киров

Дата

о выделении к уничтожению дел (документов или изданий) с грифом "Для служебного пользования", не подлежащих дальнейшему хранению

На основании сводной номенклатуры дел Правительства Кировской области и решения ЭК администрации Правительства области отобраны к уничтожению следующие документы:

№

Заголовок дела

Год(ы)

Количество дел

Сроки хра-

Приме-

п/п

(тома, части),

(томов, частей),

нения дела

чание

документа или

экземпляров

и № статей

издания

документа или

по перечню

издания

Итого за ________ год (ы) в акт № __________ от ____________ включено
_________________________________________ дел (документов, изданий).
(цифрами и прописью)

Председатель комиссии

Подпись

Инициалы, фамилия

Члены комиссии

Подпись

Инициалы, фамилия

Подпись

Инициалы, фамилия

Продолжение приложения № 10

________________________ дел (документов, изданий) за ____________
(цифрами и прописью)
год (ы) весом ________ кг сожжены в моем присутствии.

Начальник отдела документооборота управления делопроизводства администрации Правительства области

Подпись

Инициалы, фамилия

Дата

Приложение № 11
к пп. 19.1.4, 19.1.6

Правительство

Кировской области

(наименование подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

№

(дата)

г.Киров

на _________ год

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

единиц

и № статей

хранения

по перечню

(Название раздела)

Наименование должности
руководителя структурного подразделения
(заведующий секретариатом)

Подпись

Инициалы, фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела документооборота управления делопроизводства администрации Правительства области

Подпись

Инициалы, фамилия

Дата

Сотрудник архива
Правительства области

Подпись

Инициалы, фамилия

Приложение № 12
к пп. 19.1.4, 19.1.7

Правительство

УТВЕРЖДАЮ

Кировской области

Заместитель Председателя

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Правительства области -

управляющий делами

№

Правительства области

(дата)

г.Киров

Подпись

Инициалы, фамилия

на _________ год

Дата

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

единиц

и № статей

хранения

по перечню

(Название раздела)

Начальник управления
делопроизводства администрации Правительства области

Подпись

Инициалы, фамилия

Дата

Сотрудник архива
Правительства области

Дата

Подпись

Инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации
Правительства области

Протокол ЭПК управления по делам архивов Кировской области

от

№

от

№

Продолжение приложения № 12

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в Правительстве Кировской области

По срокам хранения

Количество -

В том числе

всего

переходящих

с отметкой ЭПК

Постоянного

Временного
(свыше 10 лет)

     Временного
     (до 10 лет включи-
     тельно)

ИТОГО

Начальник отдела документооборота управления делопроизводства администрации Правительства области

Подпись

Инициалы, фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив Правительства области.

Начальник отдела документооборота управления делопроизводства администрации Правительства области

Подпись

Инициалы, фамилия

Дата

Приложение № 13
к п. 19.2.7

Правительство

УТВЕРЖДАЮ

Кировской области

(наименование должности руково-

(наименование подразделения)

дителя подразделения)

АКТ

№

Подпись

Инициалы, фамилия

(дата)

Дата

г.Киров

О выделении к уничтожению дел (документов или изданий), не подлежащих дальнейшему хранению

На основании номенклатуры дел ____________________________________________________

(наименование подразделения)

и в присутствии сотрудника архива Правительства области отобраны к уничтожению следующие документы:

№

Заголовок дела

Край-

Количество дел

Сроки хра-

При-

п/п

(тома, части),

ние

(томов, частей),

нения дела

меча-

документа или

даты

экземпляров

и № статей

ние

издания

документа или

по перечню

издания

Итого за ________ год (ы) в акт № _________ от _____________ включено
________________________________________ дел (документов, изданий).
(цифрами и прописью)

Продолжение приложения № 13

Акт составлен в двух экземплярах. Один экземпляр находится в ___________________________________________________________________________________ ,

(наименование подразделения)

второй - в архиве Правительства области.

Наименование должности
работника подразделения, проводившего экспертизу ценности документов

Подпись

Инициалы, фамилия

________________________ дел (документов, изданий) за ______________
(цифрами и прописью)
год (ы) весом ________ кг сожжены в моем присутствии.

Наименование должности работника подразделения

Подпись

Инициалы, фамилия

Дата