16.1. Передача с использованием средств электронной почты документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.
Категорически запрещается передача средствами электронной почты секретных материалов.
16.2. С использованием средств электронной почты могут быть переданы подготовленные и согласованные в установленном порядке материалы текстового, табличного или графического характера.
16.3. Передаваемые средствами электронной почты документы и приложения к ним составляются и оформляются как служебные письма, согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются (в отделе документооборота) в установленном порядке.
16.4. Подлинник (или ксерокопия) подписанного документа на бумажном носителе и дискета с электронной версией документа с указанием адресата передаются в отдел документооборота (подготовленная в машинописном бюро электронная версия документа поступает в отдел документооборота через локальную сеть).
Электронная версия документа в обязательном порядке проверяется на отсутствие вирусов.
После соответствующей обработки электронная версия корреспонденции отделом документооборота отправляется адресатам.
16.5. Входящая электронная корреспонденция поступает в отдел документооборота.
Отделом документооборота производится распечатка, регистрация и передача адресатам бумажных копий входящей электронной почты. Подразделениям, подключенным к локальной сети Правительства области, электронная версия входящего документа после регистрации в отделе документооборота передается без распечатки.