8.1. Поступившая в адрес Правительства области, отдельных должностных лиц и подразделений корреспонденция и другие служебные документы, принимаются, регистрируются и учитываются (кроме секретных документов) в отделе документооборота.
Пакеты и бандероли с надписью "Лично" в отделе документооборота не вскрываются, а передаются адресатам без регистрации. Если содержащаяся в них корреспонденция не является личной перепиской и окажется служебной, она возвращается в отдел документооборота для регистрации.
В случае поступления документов, содержащих важную информацию или требующих решения или ответа, непосредственно в подразделение, они передаются для регистрации и учета в отдел документооборота.
Документы и корреспонденция, поступившие в нерабочее время (после 17 часов в рабочие дни или после 16 часов в пятницу, в выходные и праздничные дни), принимаются дежурным в здании № 1 Правительства области с последующей передачей их утром первого рабочего дня в отдел документооборота для регистрации и учета. Пакеты с надписью "Весьма срочно" или "Срочно" передаются дежурным непосредственно адресату, а в случае его отсутствия - ответственному дежурному по Правительству области, о чем делается соответствующая отметка в специальном журнале. Затем данные документы регистрируются в установленном порядке.
8.2. При приеме и первоначальной обработке поступившей корреспонденции производится проверка правильности ее адресования и доставки, целостности упаковки и наличия вложений.
Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документа или отдельных его листов, приложений, повреждение документа, несоответствие номера на конверте номеру вложенного документа, составляется акт в трех экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, другой остается в отделе документооборота, а третий приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция подлежит возврату на почтамт или отправителю.
Конверты от документов уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.
Конверты от писем граждан и зарубежных адресатов сохраняются и прикладываются к письмам.