4.1. Качество услуг обеспечивается хранением, комплектованием, учетом и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся в государственной собственности области и хранящихся в областных государственных архивах.
4.2. Организация хранения архивных документов должна предусматривать обеспечение нормативных требований к зданиям, помещениям архивов и их оборудованию средствами пожаротушения, охраны и сигнализации.
4.3. Оптимальные условия хранения архивных документов должны обеспечиваться применением технических средств для создания нормативных режимов хранения документов (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного) и средств перемещения документов (стеллажей, шкафов, коробок).
4.4. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов, направленное на сохранение документов от разрушения, восстановление их свойств, технических характеристик, сохранение долговечности, должно осуществляться посредством контроля за состоянием документов в процессе их хранения, выявлением и учетом документов, требующих реставрации, консервационно-профилактической и технической обработки.
4.5. Сохранность документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов должна обеспечиваться созданием фонда страховых копий документов.
4.6. Создание и накопление информационных ресурсов области должны обеспечиваться систематическим комплектованием государственных архивов документами, включёнными в состав Архивного фонда Российской Федерации, и другими архивными документами.
4.7. Соблюдение единого порядка государственного учета документов, отнесённых к составу Архивного фонда Российской Федерации, должно обеспечиваться ведением учетных и информационных поисковых систем в государственных архивах.
4.8. Централизованный учет, контроль за сохранностью уникальных документов, имеющих особую историческую ценность и общекультурную значимость в истории области, информирование о них пользователей должны обеспечиваться ведением Государственного регионального реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.9. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений должно осуществляться путем обеспечения открытой и общедоступной документной информацией по документам государственных архивов.
4.10. Формирование у пользователей потребности в документной информации должно обеспечиваться информированием пользователей о составе и содержании документов государственных архивов посредством проведения информационных мероприятий (выставок архивных документов, встреч с общественностью, конференций, лекций и т.д.).
4.11. Удовлетворение потребностей граждан в социально значимой документной информации должно обеспечиваться исполнением государственными архивами запросов граждан, связанных с защитой их конституционных прав, в порядке и в сроки, которые установлены федеральным законодательством.