Основными факторами, влияющими на качество предоставления услуг, предоставляемых пользователям, являются:
наличие правовых актов, составляющих правовую основу деятельности архивных учреждений (далее - учреждения);
условия размещения учреждений;
наличие свободных площадей архивохранилищ в учреждениях для приёма архивных документов;
специальное техническое оснащение учреждений (оборудование, приборы, аппаратура и т. д.);
укомплектованность учреждений специалистами и их квалификация;
наличие информации об учреждениях, порядке и правилах предоставления услуг пользователям;
наличие внутренней (собственной) и внешней систем контроля за качеством предоставления услуг.
3.1. Наличие правовых актов, составляющих правовую основу деятельности архивных учреждений
3.1.1. Уставы учреждений.
3.1.2. Руководства, правила, инструкции, методики, которые должны регламентировать процесс предоставления услуг, определять методы (способы) их предоставления и контроля, а также предусматривать меры совершенствования работы учреждений.
З.1.З.. Государственные стандарты, отраслевой стандарт и настоящий стандарт, которые регламентируют правила архивного хранения документов.
3.2. Условия размещения учреждений
3.2.1. Учреждения и их структурные подразделения должны быть размещены в специально предназначенных зданиях и помещениях, доступных для пользователей. Помещения должны быть обеспечены всеми средствами коммунально-бытового обслуживания и телекоммуникационными средствами.
3.2.2. Помещения должны отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм и правил противопожарной безопасности, безопасности труда и быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых услуг (повышенной температуры воздуха, влажности воздуха, запыленности, загрязненности, шума, вибрации и т. д.).
3.3. Наличие свободных площадей архивохранилищ в учреждениях для приёма архивных документов
Размеры архивохранилищ в учреждениях должны иметь резерв свободных площадей для приёма архивных документов.
3.4. Специальное техническое оснащение учреждений (оборудование, приборы, аппаратура и т. д.)
Каждое учреждение должно быть оснащено специальным оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов и обеспечивающими надлежащее качество предоставляемых услуг.
3.5. Укомплектованность учреждений специалистами и их квалификация
3.5.1. Учреждения должны располагать необходимым числом специалистов в соответствии со штатным расписанием.
3.5.2. Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимым для выполнения возложенных на него обязанностей. Квалификацию специалистов следует поддерживать на высоком уровне периодической учебой на курсах повышения квалификации или иными действенными способами.
3.5.3. У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права.
3.5.4. Все специалисты учреждений должны быть аттестованы в установленном порядке.
3.6. Наличие информации об учреждениях, порядке и правилах предоставления услуг пользователям
3.6.1. Учреждения должны довести до сведения пользователей своё наименование и местонахождение, часы приёма посетителей.
3.6.2. Пользователь вправе потребовать предоставления необходимой и достоверной информации о предоставляемых услугах, о наличии:
перечня основных услуг, предоставляемых учреждением; характеристики услуги и затрате времени на её предоставление; государственных стандартов и правил, требованиям которых должны соответствовать услуги (в случае наличия таковых).
3.7. Наличие внутренней (собственной) и внешней систем контроля за качеством предоставления услуг