5.1. Управление делами аппарата Думы включает в себя: отдел организационно-контрольной работы, отдел по инженерно-техническому и матариальному обеспечению деятельности.
(в редакции Постановления Городской Думы г.Калуги от 22 апреля 2009 года N 63)
Управление делами возглавляет управляющий делами Думы, который находится в непосредственном подчинении у председателя Думы (заместителя председателя Думы) (в редакции Постановления Городской Думы г.Калуги от 23 мая 2007 года N 71).
Управляющий делами Думы определяет порядок организации, планирования, формы и методы работы подразделений Управления делами (в редакции Постановления Городской Думы г.Калуги от 23 мая 2007 года N 71).
Управление делами Думы выполняет следующие функции (в редакции Постановления Городской Думы г.Калуги от 23 мая 2007 года N 71):
- представляет депутатам Думы необходимую им полную и объективную информацию, содействует качественному оформлению документов, разрабатываемых депутатами Думы;
- участвует в подготовке проектов планов работы Думы и рабочих органов Думы, осуществляет контроль за их выполнением;
- решает вопросы организации подготовки и проведения заседаний Думы и рабочих органов Думы, оформление принимаемых решений, доведение их до органов государственной власти и местного самоуправления, заинтересованных предприятий, учреждений и организаций, должностных лиц и граждан;
- обеспечивает подготовку материалов, необходимых для работы Думы, рабочих органов и депутатов Думы;
- обеспечивает взаимодействие рабочих органов Думы и субъектов правотворческой инициативы на этапе разработки и рассмотрения проектов правовых актов Думы;
- своевременно доводит проекты правовых актов Думы до депутатов Думы для рассмотрения на заседаниях рабочих органов Думы;
- обеспечивает своевременное рассмотрение письменных и устных обращений депутатов Думы, организаций, предприятий и отдельных граждан по вопросам, входящим в компетенцию Думы, направляет обращения в соответствующие организации для решения и организации проверки изложенных фактов в случае необходимости;
- своевременно информирует председателей рабочих органов Думы о прохождении находящихся у них в работе документов в установленные сроки;
- анализирует и ведет статистический учет работы рабочих органов Думы, участия в ней каждого депутата, готовит итоговые материалы, информации о деятельности рабочих органов;
- осуществляет делопроизводство и документооборот (в т.ч. электронный) Думы и рабочих органов Думы, оказывает консультативную помощь депутатам Думы в вопросах делопроизводства и работы с документами;
- осуществляет своевременное выполнение копировально-множительных работ к заседаниям Думы и рабочих органов Думы;
- осуществляет курьерскую доставку корреспонденции Думы;
- осуществляет ведение и оформление протоколов, стенограмм и магнитограмм заседаний Думы и рабочих органов Думы, своевременный выпуск и доведение принятых документов до заинтересованных лиц;
- осуществляет прием, регистрацию и учет поступившей в Думу корреспонденции, ее реквизитное и документальное оформление и направление председателю Думы или другим адресатам по назначению;
- ведет базу данных о дате вступления в силу правовых актов Думы;
- организует подготовку конкурсов на замещение вакантных должностей в аппарате Думы;
- осуществляет ведение учета кадров Думы и аппарата Думы;
- осуществляет ведение учета рабочего времени сотрудников аппарата Думы;
- обеспечивает хранение документации и ведение архива Думы (в т.ч. электронного);
- осуществляет обслуживание компьютерной техники и средств связи Думы, аппарата Думы и рабочих органов Думы;
- осуществляет обслуживание и разработку необходимого программного обеспечения;
- осуществляет разработку и обслуживание локальной компьютерной сети Думы;
- обеспечивает электронный информационный обмен Думы с органами государственной власти и местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями, общественными объединениями и гражданами;