1. Цена оборудования и программного обеспечения - известна, но трудно оценить расходы по его хранению, эксплуатации и ремонту, так как эти процессы проходят как бы "незаметно", а поэтому вроде бы ничего и не стоят.
2. Расходы на содержание помещений учитываются легко, но трудно прогнозируется увеличение тарифов на тепло, электричество и т.д., которые растут совсем не в соответствии с инфляцией.
3. Заработную плату, выплачиваемую работникам, необходимо умножить на коэффициент 2,5 (учет всех налогов и начислений на зарплату), хотя трудно учесть инфляционные процессы. Поэтому, когда при обсуждении какой-либо работы говоришь, что она будет стоить 10 тыс. рублей, сразу можно услышать такое возражение, что на такие деньги мы наймем пять человек, будем им платить по 2 тыс. рублей зарплаты - и они за месяц все сделают. Но то, что все деньги придется переводить в "черный нал", что противозаконно - об этом почему-то не задумываются.
4. Накладные расходы (отопление, свет, телефон, почта, оплата услуг технического персонала, уборщиц и т.д.) могут увеличивать сумму оплаты труда еще на 150-200%, хотя трудно также учесть инфляцию.
5. Оборудование можно не приобретать, а арендовать.
Преимущества аренды оборудования заключаются в том, что в этом случае не должно быть амортизационных отчислений, и это оборудование можно заменить тогда, когда на рынке появится более новое и современное оборудование. Но очень трудно получить точную оценку стоимости аренды оборудования. И, кроме того, в городе очень трудно найти фирму, которая согласилась передать большой объем современного оборудования на неопределенный срок, а также - нельзя арендовать системное и базовое программное обеспечение.
6. Можно ряд редко выполняемых работ (сканирование, печатание крупных карт, оцифровка, первоначальная набивка больших баз данных) передать субподрядчикам. Эта возможность нами учитывается в программе. Так, есть договоренность с Комитетом по экологии о сканировании карты 1:2000. На базе института Гипрозем ассоциацией "Калугаинформединство" планируется создание ГИС - организации по совместному использованию имеющего современного оборудования в институте, городская Управа планирует вступить в эту организацию для проведения этих работ.
7. Некоторые данные и оборудование можно использовать совместно с муниципальными предприятиями и службами, не входящими в состав городской Управы. Данное направление будет использоваться при создании некоторых Прикладных систем и баз данных.
8. Издержки нематериального характера:
- сопротивление работников внедрению новых технологий (консерватизм, нежелание учиться по возрасту и т.п.);
- изменения в характере производственных процессов и уровнях ответственности;
- вопросы этического характера (кого-то повысили в должности, а кого-то - нет).
9. Обязательно нужно учитывать затраты на обучение и переподготовку персонала, причем не только те затраты, которые пойдут на оплату труда преподавателей, но также те, которые понесет подразделение, когда его сотрудники будут на учебе.