153. В архив исполнительного органа государственной власти Калужской области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу.
154. Передача документов в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области производится по утвержденным описям дел.
155. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводства.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области, как правило, не подлежат; хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Передача дел в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями подразделений и службой делопроизводства.
156. В период подготовки дел подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел сотрудник подразделения обязан устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.
157. Прием дел производится работником архива исполнительного органа государственной власти Калужской области в присутствии работника подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи работника архива исполнительного органа государственной власти Калужской области и лица, передавшего дела.