Действующий

Об утверждении Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области (с изменениями на 9 января 2024 года)



6.2. Формирование дел и их текущее хранение


134. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.


135. Дела формируются в подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи сотрудников архива исполнительного органа государственной власти Калужской области.


136. При формировании дел в подразделениях исполнительного органа государственной власти Калужской области необходимо соблюдать следующие правила:


помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;


помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;


помещать приложения вместе с основными документами;


группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;


раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;


включать в дело по одному экземпляру каждого документа;


помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;


помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);


не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);


по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с указанием порядкового номера тома.


Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.