140. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
141. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе государственной власти Калужской области создается постоянно действующая экспертная комиссия, действующая на основании положения, утверждаемого руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области.
142. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях исполнительного органа государственной власти Калужской области работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Калужской области.
143. По результатам экспертизы ценности документов составляются по установленной форме описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 3 к настоящему Положению), а также акты о выделении дел к уничтожению.
144. Опись дел подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем подразделения.
Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.
145. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;