128. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда исполнительного органа государственной власти Калужской области. Документальный фонд исполнительного органа государственной власти Калужской области составляют документы, созданные в исполнительном органе государственной власти Калужской области и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
129. Номенклатура дел составляется на основе изучения положения об исполнительном органе государственной власти Калужской области, положений о подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность исполнительного органа государственной власти Калужской области и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности исполнительного органа государственной власти Калужской области.
В исполнительном органе государственной власти Калужской области составляются номенклатуры дел подразделений (приложение N 1 к настоящему Положению) и сводная номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Калужской области (приложение N 2 к настоящему Положению).
130. Номенклатура дел подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства подразделения, согласовывается с архивом исполнительного органа государственной власти Калужской области, службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу делопроизводства.
Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.
131. Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Калужской области составляется службой делопроизводства из номенклатур дел подразделений.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Калужской области оказывают сотрудники архива и экспертная комиссия, создаваемая в исполнительном органе государственной власти Калужской области для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.
Один раз в 5 лет номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Калужской области согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов Калужской области.
Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Калужской области, подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
В случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти Калужской области номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК управления по делам архивов Калужской области.
132. Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й применяется в архиве исполнительного органа государственной власти Калужской области, 4-й - в управлении по делам архивов Калужской области.
Номенклатура дел составляется по установленной форме.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в исполнительном органе государственной власти Калужской области цифрового обозначения (кода) подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.