3.1. При предоставлении государственной услуги осуществляются административные процедуры в следующей последовательности:
- прием, регистрация поступившего запроса;
- рассмотрение и исполнение запроса;
- передача (направление) заявителю запрашиваемой информации или решения об отказе в предоставлении государственной услуги.
Блок-схема предоставления государственной услуги приводится в приложении N 3 к настоящему административному регламенту.
3.2. Прием, регистрация поступившего запроса.
Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в учреждение запроса и документов, указанных в пункте 2.5. административного регламента.
Ответственными за исполнение данной административной процедуры являются сотрудники учреждения, ответственные за прием и регистрацию документов.
При поступлении запроса и документов, указанных в пункте 2.5. административного регламента, сотрудники учреждения, ответственные за прием и регистрацию документов, принимают запрос, выполняя при этом следующие действия:
- регистрируют запрос;
- подтверждают факт получения запроса ответным сообщением заявителю в электронной форме (при получении запроса по электронной почте);
- передают зарегистрированный запрос директору учреждения для получения резолюции.
В случае если в письменном запросе не указаны: фамилия заявителя, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
(в редакции постановления Губернатора Владимирской области от 22.05.2012 N 519)
Результатом исполнения данной административной процедуры является передача запроса директору учреждения для получения резолюции.
Срок исполнения данной административной процедуры составляет 3 дня с момента поступления запроса.
3.3. Рассмотрение и исполнение запроса.
Основанием для начала исполнения данного административного действия является получение резолюции директора учреждения и передача запроса заявителя от сотрудника, ответственного за регистрацию документов, сотруднику, ответственному за предоставление государственной услуги.
Сотрудник учреждения, ответственный за предоставление государственной услуги:
- осуществляет анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в учреждении научно-справочного аппарата, справочников по фондам, перечней, путеводителей и базы данных "Архивный фонд";
- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата определяет архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса;
- в соответствии с архивными шифрами оформляет заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов;
- получает из архивохранилищ дела, необходимые для исполнения запроса;
- осуществляет поиск информации, необходимой для подготовки ответа на основании полученных дел;
- готовит проект архивной справки, архивной выписки, архивной копии либо проект решения об отказе в предоставлении государственной услуги, с указанием оснований отказа;
- передает запрашиваемую информацию или проект решения об отказе в предоставлении государственной услуги на подпись директору учреждения.
Результатом исполнения данного административного действия является подписание директором учреждения архивной справки, архивной выписки, архивной копии либо решения об отказе в предоставлении государственной услуги и передача его сотруднику учреждения, ответственному за регистрацию документов.