3.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- рассмотрение письменного обращения;
- личный прием граждан;
Блок-схема исполнения государственной функции приводится в приложении к настоящему административному регламенту.
3.2. Административная процедура «Рассмотрение письменного обращения».
3.2.1. Рассмотрение письменного обращения включает в себя следующие административные действия:
- прием и первичная обработка письменных обращений;
- регистрация и направление обращения на рассмотрение;
- рассмотрение обращения;
- постановка обращения на контроль;
- оформление ответа на обращение;
- оформление дела по обращению, хранение.
3.2.2. Прием и первичная обработка письменных обращений.
3.2.2.1. Основанием для начала административного действия является поступление письменного обращения гражданина в администрацию области.
3.2.2.2. Обращение может поступить в администрацию области одним из следующих способов:
- почтовым и телеграфным отправлением;
- посредством факсимильной связи;
- фельдъегерской связью;
- по электронной почте;
- через Интернет-приемную;
- непосредственно от гражданина или его представителя.
3.2.2.3. Обращения, направленные по почте, посредством факсимильной и фельдъегерской связей поступают в отдел автоматизированной обработки документов управления по документообороту администрации области.
3.2.2.4. Государственный гражданский служащий, ответственный за прием документов:
проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;
вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;
прикладывает к письму поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);
в случае отсутствия в конверте письменного обращения составляет справку: "Письма в адрес администрации Владимирской области нет", подписывает ее и прилагает к поступившим документам;