4.1. Переговоры с иностранными партнерами в здании администрации области проводятся в предусмотренных для этого помещениях. При необходимости на столе в зале переговоров расставляются таблички с именами участников переговоров. При подписании договоров и соглашений расставляются флажки стран, представленных на переговорах.
Ответственность за подготовку помещений к переговорам несет департамент внешних экономических связей и управление социально-хозяйственного обеспечения.
4.2. В ходе подготовки к переговорам с иностранными партнерами принимающее подразделение составляет план переговоров с указанием места, даты и времени встречи, состава участников переговоров, вопросов для обсуждения и готовит справочные материалы о стране и иностранном партнере - участнике переговоров.
4.3. Во время переговоров ведется краткая запись беседы. Переговоры с иностранными партнерами на уровне руководителей администрации области проводятся с участием представителей департамента внешних экономических связей, обеспечивающих ведение протокола беседы и, при необходимости, перевод с иностранного языка.
4.4. На переговоры могут быть приглашены представители средств массовой информации.