3.1. Исполнение государственной функции по осуществлению контроля в сфере архивного дела включает в себя следующие административные процедуры:
- планирование проверок;
- организация и проведение проверок;
- принятие мер по фактам нарушений, выявленных при проведении проверок;
- проведение проверок выполнения рекомендаций и предписаний об устранении нарушений законодательства об архивном деле.
3.2. Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении N 1 к настоящему Регламенту.
3.3. Административная процедура «Планирование проверок».
3.3.1. Проверки осуществляются архивным департаментом на плановой основе.
План проведения проверок составляется на год, утверждается директором архивного департамента и является составной частью Основных направлений развития архивного дела во Владимирской области.
3.3.2. Проверки могут осуществляться и в иных организациях, не предусмотренных Планом проведения проверок, в целях оперативного реагирования на поступившую информацию о возможных фактах нарушения законодательства в сфере архивного дела.
3.3.3. Решение о проведении внеплановых проверок принимается директором архивного департамента в виде издания соответствующего распорядительного документа (приказа).
3.3.4. При необходимости к проведению проверок могут привлекаться сотрудники ГУ «Госархив» или муниципальных архивов. Привлечение сотрудников архивов осуществляется по согласованию с руководителями соответствующих архивов.
3.4. Административная процедура «Организация и проведение проверок».
3.4.1. Проверка проводится на основании приказа директора архивного департамента.
В приказе указываются:
1) ФИО должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки;
2) наименование организации, в отношении которой проводится проверка;
3) цели, задачи и предмет проверки;
4) правовые основания проведения проверки, в т.ч. нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке;
5) дата начала и окончания проведения проверки.
3.4.2. Приказ о проведении проверки (либо его заверенная печатью копия) предъявляется должностным лицом архивного департамента руководителю либо представителю проверяемой организации.
3.4.3. Проверка проводится только тем должностным лицом, которое указано в приказе о проведении проверки.
3.4.4. Продолжительность проверки не должна превышать:
- в случае проведения комплексной проверки:
1) ГУ «Госархив», архивов организаций Владимирской области любой организационно-правовой формы - 10-ти рабочих дней;
2) муниципальных архивов - 5-ти рабочих дней.
- в случае проведения тематической проверки:
1) ГУ «Госархив», архивов организаций Владимирской области любой организационно-правовой формы - 3-х рабочих дней;