По поручению Губернатора области или его заместителей структурные подразделения, ответственные за подготовку и проведение мероприятий, как правило, не позднее чем за 15 дней до начала разрабатывают план проведения того или иного мероприятия, который утверждается Губернатором области или его заместителями.
В соответствии с утвержденным планом структурные подразделения администрации области, участвующие в проведении данного мероприятия, не позднее чем за 3 дня до его начала подготавливают необходимые материалы, согласовывают их с курирующими заместителями Губернатора области. В их обязанности входит также формирование списков участников, их приглашение, регистрация и выдача разработанных документов. Управление делопроизводства отвечает за печатание материалов, их размножение, управление социально-хозяйственного обеспечения - за озвучивание и звукозапись (при необходимости).
Управление социально-хозяйственного обеспечения подготавливает помещение, при необходимости бронирует места в гостинице, организует питание, транспортное обслуживание.