Делопроизводство в администрации области осуществляется в соответствии с инструкцией о делопроизводстве, утвержденной постановлением главы администрации области от 14.02.1996 N 90.
Ответственность за состояние делопроизводства и сохранность исполненных документов возлагается на управление делопроизводства.
Ответственность за исполнение документов, находящихся в секретариатах и других подразделениях аппарата, возлагается на соответствующих помощников Губернатора области и заместителей Губернатора области.
Вся поступающая в администрацию корреспонденция регистрируется централизованно канцелярией управления делопроизводства с заполнением двух карточек установленной формы. Первый экземпляр карточки помещается в справочную картотеку канцелярии, второй - с визой Губернатора области, внесенной в карточку работником канцелярии, вместе с документами направляется в соответствующий секретариат или в другие подразделения аппарата под расписку. Исходящая корреспонденция регистрируется с заполнением одной карточки.
Срок на прохождение документа с момента регистрации его в канцелярии до непосредственного исполнителя не должен превышать двух дней (исключая выходные и праздничные дни).
Переданные в секретариаты документы рассматриваются помощниками, которые готовят по ним предложения и докладывают соответственно Губернатору области и заместителям Губернатора области. На документах, которые подлежат контролю, проставляется в регистрационной карточке контрольный штамп. По документам, подлежащим отправке, делается отметка в карточке, кому и когда направлен документ, переносится резолюция руководителя. Контрольные карточки помещаются в контрольную картотеку по срокам исполнения. Карточки на исполненные документы помещаются в картотеку, где они систематизируются по наименованиям корреспондентов. Срок исполнения любых документов не должен превышать месяца. Подготовленная для отправки корреспонденция передается в канцелярию.
Дата и регистрационный номер являются обязательным реквизитом документов.
Право подписи документа, направляемого из администрации области на имя руководителя вышестоящего федерального органа, имеет только Губернатор области или заместитель, исполняющий его обязанности.
Заместители Губернатора области имеют право подписи документов, направляемых в структурные подразделения федеральных органов, по направлению своей деятельности.
Документы, поступающие из вышестоящих органов, регистрируются в канцелярии на карточках с зеленой полосой.
На Федеральные законы, указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ составляются регистрационные карточки в четырех экземплярах: один экземпляр - для справочной картотеки канцелярии, остальные экземпляры - для контрольно-справочных картотек государственно-правового управления и секретариатов Губернатора области и заместителей Губернатора области.
Все документы после рассмотрения Губернатором области или лицом, замещающим Губернатора области, возвращаются в канцелярию для внесения резолюции в карточки, а затем направляются в секретариаты и государственно-правовое управление на исполнение согласно резолюции.
В постановлениях и распоряжениях Губернатора области должен указываться срок вступления их в силу. В случаях отсутствия такого указания постановления и распоряжения вступают в силу с момента их подписания.
Постановления и распоряжения Губернатора области нормативного характера, а также затрагивающие интересы граждан вступают в силу после опубликования их в газетах "Владимирские ведомости", "Призыв" или другом уполномоченном издании.
В последний рабочий день текущей недели управление делопроизводства готовит перечень нормативных актов, подписанных Губернатором области за текущую неделю, включая поступившие в администрацию нормативные акты Законодательного Собрания, и направляет в управление юстиции администрации области. Данный перечень содержит наименование нормативного акта, номер, дату подписания и указание на момент вступления в силу.
Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляется с обязательной отметкой в регистрационной карточке, только через канцелярию.
Копии писем и исполненные документы сдаются в канцелярию для направления их в дела на хранение в соответствии с номенклатурой дел.
Отправка всей корреспонденции из администрации области производится только через канцелярию управления делопроизводства. Названная корреспонденция сдается в канцелярию до 14 часов. Срочная корреспонденция передается для отправки немедленно.
До 5 числа каждого месяца управление делопроизводства составляет итоги документооборота.
Секретное делопроизводство в аппарате администрации области осуществляется в соответствии с правительственной инструкцией.
На Законы Владимирской области, решения Законодательного Собрания Владимирской области составляются регистрационные карточки в трех экземплярах: один экземпляр - для справочной картотеки канцелярии, один экземпляр - для контрольно-справочной картотеки государственно-правового управления, один экземпляр - для контрольного управления.