Информация о Почетных гражданах, предназначенная для внесения в Книгу, готовится комиссией по присвоению звания "Почетный гражданин Владимирской области", осуществлявшей подготовку заключения по результатам предварительного рассмотрения ходатайства о присвоении звания "Почетный гражданин Владимирской области", и направляется в департамент по культуре администрации Владимирской области на бумажном и электронном носителях в течение десяти дней после официального опубликования постановления Законодательного Собрания Владимирской области о присвоении звания "Почетный гражданин Владимирской области".
Внесение записей в Книгу осуществляется департаментом по культуре администрации Владимирской области.
Книга хранится в центральном холле 6-го этажа здания администрации Владимирской области.