Архивный фонд, хранящийся на территории Архангельской области, насчитывает более 3,5 млн. единиц хранения. В архивах области хранятся управленческая, научно-техническая документация, фотодокументы, документы личного происхождения, старопечатные и рукописные книги.
В настоящее время неудовлетворительное материальное положение архивного дела в Архангельской области достигло критической отметки. Отсутствие свободных стеллажных площадей архивохранилищ, моральный и физический износ материально-технической базы архивов делают невозможными дальнейшее обеспечение сохранности и эффективное использование документов Архивного фонда Российской Федерации в Архангельской области.
Архивные учреждения Архангельской области в настоящее время осуществляют свою деятельность исключительно за счет текущего финансирования. Испытывая постоянный дефицит финансовых ресурсов, архивы находятся в жестких рамках выживания. В структуре финансирования архивной отрасли последних лет преобладает заработная плата с начислениями - ее доля составляет 60 %, доля средств на оплату коммунальных услуг - 8 %. Лишь около 10 % выделяемых средств направляется на финансирование текущих потребностей и развитие архивного дела.
Современная ситуация в Архангельской области характеризуется стремительным наращиванием объемов поступающей на хранение документации вследствие структурных реформ, а также реорганизаций, ликвидаций, банкротства организаций, действующих в Архангельской области. За 2006 - 2009 годы архивами области планируется принять 73,8 тыс. дел постоянного срока хранения и 167,1 тыс. дел по личному составу, обеспечение сохранности и использование которых имеет большое социальное значение. Ежегодно архивистами Архангельской области исполняется более 30 тыс. запросов граждан социально-правового характера.
2 млн. 700 тыс. единиц хранения (75 % документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящегося в Архангельской области) сосредоточены в ОГУ «Государственный архив Архангельской области».
ОГУ «Государственный архив Архангельской области» занимает помещения в 5 зданиях, общая площадь его архивохранилищ составляет 10154,4 кв. м. Здание исторического архива, расположенного по адресу: город Архангельск, ул. Набережная Северной Двины, д. 86, корп. 1, находится в аварийном состоянии; между тем, в нем располагается 216208 дел постоянного хранения. В главном здании ОГУ «Государственный архив Архангельской области», построенном в 1980 году, с момента его ввода в эксплуатацию не проводился капитальный ремонт. Система кондиционирования и вентиляции здания изношена на 100 %, ее дальнейшая эксплуатация чрезвычайно затруднена. Архивохранилища оборудованы стационарными стеллажами с деревянными полками, что не соответствует требованиям пожарной безопасности, предъявляемым к архивам.
Загруженность хранилищ составляет 99 %. Архив продолжает активно комплектоваться. Ежегодно он принимает около 7 тыс. документов постоянного хранения и 25 тыс. документов по личному составу.
Муниципальные архивы Архангельской области хранят 860844 дела. Архивохранилища муниципальных архивов превысили свои возможности или подошли к уровню предельной заполненности. В Вельском, Верхнетоемском, Коношском, Котласском, Няндомском, Приморском муниципальных архивах хранилища загружены полностью. Пинежский архив в настоящее время прекратил прием документов постоянного срока хранения.
Не решена проблема полного обеспечения противопожарной защиты помещений архивов. Более половины муниципальных архивов в Архангельской области в настоящее время не оборудованы охранной сигнализацией и эффективными средствами пожаротушения. В ряде муниципальных архивов пожарная сигнализация отсутствует, архивохранилища не охраняются.
В последнее время среди граждан и организаций наблюдается повышенный интерес к архивным документам. Увеличение количества пользователей архивной информации ведет к активизации движения фондов и отрицательно сказывается на физическом состоянии документов. В целях сохранения и оптимизации использования уникальных, особо ценных и наиболее востребованных документов необходимо создание страхового фонда и фонда пользования на электронных носителях. Из-за отсутствия микрографического оборудования и финансовых ресурсов эта работа не ведется.
На современном этапе развития общества качество и быстрота выполняемых архивистами работ прямо зависит от информатизации и применения автоматизированных технологий. Недостаточная оснащенность архивов современной компьютерной техникой тормозит внедрение автоматизированных архивных технологий, снижает качество информационного обслуживания юридических и физических лиц, сдерживает информативные возможности архивов.
Сегодня назрела объективная необходимость централизованно решить вопрос о развитии материально-технической базы архивов, создать оптимальные условия хранения и использования архивных документов в Архангельской области.