Государственному областному заказчику необходимо представить уполномоченному областному органу следующие материалы, подтверждающие в каждом конкретном случае наличие одного из условий, обязательных для использования данного способа размещения государственного областного заказа:
- при наличии срочной потребности в продукции, в связи с чем проведение конкурса нецелесообразно, необходимо документально обосновать причину возникновения срочной потребности в определенном виде продукции. Представленные при этом материалы должны подтверждать, что обстоятельства, обусловившие срочную потребность, невозможно было предусмотреть заранее, и они не явились результатом медлительности действий государственного областного заказчика;
- если продукция может быть получена только от одного поставщика, либо единственный поставщик обладает исключительными правами в отношении данной продукции и отсутствует ее равноценная замена, на государственного областного заказчика возлагается необходимость предоставления документов, подтверждающих, что данный рынок товаров, работ и услуг действительно монополизирован;
- если государственным областным заказчиком, осуществившим закупки продукции у определенного поставщика, установлено, что дополнительные закупки, по требованиям стандартизации или ввиду необходимости обеспечения совместимости с ранее закупленной продукцией, должны быть произведены у того же поставщика. При этом объем дополнительной закупки не должен превышать половины стоимости первоначальной закупки. В этом случае, государственный областной заказчик в своем отчете (протоколе) о процедурах закупок должен обосновать, что за период его предыдущих закупок не произошло существенных изменений на рынке данного вида продукции, не появились новые возможности (альтернативные варианты) удовлетворить его потребность более эффективным способом, что предыдущая его закупка оказалась достаточно эффективной, новая закупка не приведет к заметному снижению этой эффективности, а сам ее объем существенно меньше, чем объем первоначальной закупки;
- если при проведении конкурса на закупку продукции для государственных областных нужд, конкурсная ситуация не сложилась, то необходимо представить следующие материалы:
протокол заседания конкурсной комиссии с принятым решением о том, что конкурсная ситуация не сложилась и ее предложениями о дальнейших путях решения вопроса по размещению заказов на закупки продукции для государственных областных нужд;
копию конкурсной документации;
копию объявления о проведении конкурса (приглашений к участию в конкурсе).