4.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
4.2. Организация доставки документов.
Доставка обработанной в канцелярии корреспонденции в структурные подразделения аппарата, исполнительные органы осуществляется как непосредственно уполномоченными сотрудниками этих подразделений, так и средствами почтовой и электрической связи.
По каналам электрической связи отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронная почта.
4.3. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.
4.3.1. Сообщения, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
4.3.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой, подписанной руководителем исполнительного органа;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего исполнительного органа;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".
4.3.3. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в исполнительных органах, осуществляется их руководителями.
4.4. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции.
4.4.1. Доставка корреспонденции в адрес аппарата осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почты и нарочными.
Документы, направляемые с нарочным, передаются их получателям под подпись на визовом экземпляре исходящего документа.
4.4.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке в канцелярии.
4.4.3. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении конверта (бандероли) составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр остается в канцелярии, второй - направляется отправителю документа.
4.4.4. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
4.4.5. Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.
4.4.6. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки производится в целях выявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
4.4.7. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной документации и передача ее на регистрацию осуществляется в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
4.4.8. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с приложением N 8.
Нерегистрируемые документы, содержащие сведения для руководства, передаются руководителю или его заместителям, остальные непосредственно в структурные подразделения аппарата, исполнительные органы.
Секретари обязаны получать в канцелярии предназначенные для их руководителей зарегистрированные документы не реже двух раз в течение рабочего дня, а срочные - немедленно после получения от ответственного работника УДД информации об их поступлении.
4.5. Регистрация поступивших документов.
4.5.1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в электронную регистрационную карточку.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Основным принципом регистрации является однократность.
4.5.2. Регистрация поступивших документов производится централизованно в канцелярии.