2.1. Унификация документов и требования к бланкам.
2.1.1. Унификация документов заключается в разработке единых форм документов и единых правил составления и оформления трафаретных текстов.
2.1.2. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р6.30-2003. На основе этих требований разрабатываются бланки документов Администрации области.
2.1.3. На блинках печатаются документы, представляемые как проекты постановлений, распоряжений, приказов, писем.
Внутреннюю переписку допускается вести на стандартных листах бумаги без использования бланков. Бланки не применяются также для оформления копий служебных писем, остающихся в делах на хранение (кроме ксерокопий).
2.1.4. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.1.5. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
2.1.6. Бланки документов оформляют в соответствии и с приложениями №№ 1 и 2 к Инструкции. В зависимости от расположения реквизитов, устанав ливают два варианта бланков - угловой и продольный.
2.1.7. В аппарате Губернатора и других структурных подразделениях Администрации области используются следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (постановление, распоряжение, приказ).
2.2. Требования к техническому оформлению документов.
2.2.1. Документы, создаваемые в Администрации области печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows шрифтом 13, 14 через 1-2 межстрочных интервала. В отдельных случаях, при необходимости, размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.2.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей:
левое-не менее 3,0 см;
правое - не менее 1,0см;
верхнее - не менее 2,0 см;
нижнее - не менее 2,0 см.
Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа. В таком случае реквизиты полей будут следующие:
левое - не менее 1,0 см;
правое - не менее 3,0 см;
верхнее - не менее 2,0 см;
нижнее - не менее 2,0 см.
2.2.3. Заголовок к тексту печатается ниже названия вида документа в соответствии с расположением этого реквизита на бланке непосредственно от левой границы текстового поля. Длина строки не должна превышать 7 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
Название вида документа печатается прописными буквами (ПРОТОКОЛ, АКТ и т.д.) и центрируется по отношению к правому и левому полям.
Многострочные реквизиты "гриф утверждения", "гриф согласования", слово Приложение (со ссылкой на дату и номер нормативного акта) располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек, строчными буквами, без разрядки. Слова УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО отделяют от последующих строк реквизита 1,5 межстрочными интервалами, остальные строки реквизитов печатаются через 1 интервал.
Все составные части реквизитов либо центрируют относительно самой длинной строки (длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа), либо оформляют флаговым способом, т.е. выравнивают по одной вертикальной линии.