5.1. Движение документов с момента их получения или создания до за вершения исполнения или отправки образует документооборот.
5.2. Вся корреспонденция, поступающая в аппарат губернатора области, первично обрабатывается в канцелярии управления делопроизводства и документооборота. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Процесс обработки почты включает следующие операции: прием, проверка правильности вложения и доставки, вскрытие конвертов, сортировка, штемпелевание документов, регистрация, передача документов по назначению.
5.2.1. Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по штемпелю можно установить отправителя или время отправления и получения документа, либо конвертов, содержащих судебные повестки.
5.2.2. Поступившая почта сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы в соответствии с приложением №8. Письма граждан регистрируются отдельно.
5.2.3. На входящих документах в нижней части первого листа справа проставляется регистрационный штамп, фиксирующий дату поступления документа и его регистрационный номер согласно номенклатуре дел (см. пп.3.2,18,4.3.2.1.). Регистрация производится средствами электронно-вычислительной техники.
5.2.4. Если в поступившем документе имеется ссылка на предыдущую переписку, последняя изымается из дела (с соответствующей пометкой в регистрационных формах) и передается руководству вместе с поступившим документом. Рассмотренные руководством документы поступают через канцелярию исполнителям. Все моменты работы с документом фиксируются в регистраци-онно-контрольной карточке вплоть до передачи исполненных документов "в дело".
5.3. Исходящие документы подписываются руководством не менее чем в двух экземплярах (это зависит от количества адресатов). Подписанные документы вместе с имеющимися приложениями передаются в канцелярию для регистрации и отправки.
Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается в канцелярию вместе с инициативным документом.
Исполненные документы с грифом "подлежит возврату" в обязательном порядке возвращаются в организацию по назначению.
Копия исходящего письма, остающаяся в деле канцелярии, обязательно должна иметь визу исполнителя (расшифровку личной подписи и дату визирования).
Обработка исходящей корреспонденции включает ее сортировку, проставление, в случае необходимости, регистрационного индекса, адресование, упаковку в конверты, проставление стоимости отправки согласно тарифу почтовой связи, отправку.
Сортировка исходящей документации заключается в том, чтобы отследить и выделить в потоке документов те, которые не имеют никакого регистрационного номера и, соответственно, присвоить им исходящие индексы. Документы, зарегистрированные ранее, фиксируются в исходящей регистрационной форме по дате отправки с указанием имеющегося номера.
5.4. Внутренние документы (служебные записки, информации, справки и т.д.) готовятся, оформляются и исполняются в пределахструктурного подразделения. Регистрируются эти документы в общем порядке с входящей почтой.
При переписке между руководителями структурных подразделений, заместителями губернатора области гербовые бланки не используются.
5.5. Работа исполнителей с документами.
5.5.1. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документа по существу вопроса.
5.5.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения, и передает их исполнителямнемедленно.
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров подготовленного документа, передает его на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, представляет в канцелярию список рассылки.
5.5.3. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. Обязательна пометка "в дело" либо исполнителем, либо руководителем, поручившим исполнение.
5.5.4. При наличии ответственного исполнителя (как правило, в резолюции значится первым) остальные соисполнители в кратчайший срок предоставляют ему всю необходимую информацию (справки, сведения, проекты и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
По завершении исполнения документа и снятии его с контроля все материалы передаются в канцелярию для хранения.
5.5.6. Учет объема документооборота производится канцелярией ежемесячно. При этом учитывается количество входящих, исходящих документов (с учетом копий), а также обращений граждан. Последние регистрируются и учитываются самостоятельно в отделе писем и приема граждан.
5.5.7. Принципы организации документооборота в органах исполнительной власти области не должны противоречить положениям настоящей Инструкции.