1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единые правила и порядок работы с документами в Администрации области.
1.2. Работа с секретными документами и документами ограниченного распространения (для служебного пользования) регламентируется специальной инструкцией.
1.3. Соблюдение установленных Инструкцией правил ведения делопроизводства и оформления документов обязательно для всех работников.
1.4. При работе с документами следует помнить:
1.4.1. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.4.2. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях, знакомиться с документами могут только лица, имеющие отношение к их исполнению.
1.4.3. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку на продолжительное время сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.
1.4.4. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства.
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается на руководителей структурных подразделений.
В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в подразделениях руководителями назначаются ответственные работники за ведение
1.6. Организация единой системы документациониого обеспечения деятельности Администрации области, методическое руководство организацией делопроизводства и контроль соблюдения требований Инструкции осуществляются управлением делопроизводства и документооборота аппарата губернатора области.
1.7. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами компьютерной техники. .
1.8. Настоящая Инструкция, а также внесение изменений и дополнений в нее утверждается губернатором области.