6.1. Документы, образующие документационный фонд Администрации области, - это часть архивного фонда Российской Федерации, т.е. государственная собственность.
Порядок формирования документационного фонда включает в себя совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, и их передачу в государственный архив.
6.2.1. Основой в обеспечении правильной организации документов в делопроизводстве является составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в подразделении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение №9). При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться основными положениями государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Положением об аппарате, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, Типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел служит основой построения справочно-информационного аппарата документационного фонда.
6.2.2. Номенклатура дел составляется каждым структурным подразделением, передается в службу делопроизводства для подготовки сводной номенклатуры дел.
Сводная номенклатура дел направляется на согласование экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) управления по делам архивов Администрации области. Согласованная номенклатура дел утверждается руководителем структурного подразделения.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти.
6.2.3. Классификационными разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений.
В номенклатуру дел включаются наименования заголовков дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти. Не включаются в номенклатуру дел периодические печатные издания, статистические справочники, брошюры и т.п.
6.2.4. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь свой индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера в пределах структурной части аппарата.
При расположении заголовков дел внутри структурного подразделения применяется принцип значимости, например:
- нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;
- постановления и распоряжения губернатора области;
- протоколы заседаний, документы к ним;
- планы;
- отчеты;
- справочные документы, переписка;
- регистрационные журналы, картотеки.
6.2.5. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.). Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Для внесения в номенклатуру в течение года вновь образованных дел в каждом ее разделе оставляются резервные номера.
6.2.6. Заголовок дела определяется характером документов и состоит изэлементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, постановления, распоряжения и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документов); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документов); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которому относятся документы дела. Например: "Переписка с Администрацией Президента Российской Федерации по основной деятельности Администрации области за 2002 год", "Постановления Главы Администрации области по кадровым вопросам за 2002 год", "Документы по результатам тематических социологических исследований (справки, анкеты и т.д.) за 2002 год", "Журнал регистрации договоров, соглашений, контрактов Администрации области за 2002 год" и т.д.
6.2.7. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем принеобходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание документов в деле.
Графа номенклатуры дел о количестве томов заполняется в конце года.
Графа, указывающая на сроки хранения документов, заполняется на основании Типового перечня с указанием сроков хранения и номеров статей.
По окончании года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел.
6.3. Подготовка дел к последующему хранению и использованию.
6.3.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дел необходимо выполнять следующие общие правила: помещать в дело только исполненные подлинные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (личные дела и т.п.); документы постоянного и временного сроков хранения группировать в разные дела; дело не должно содержать свыше 250 листов. В делах постоянного срока хранения не должно быть черновых материалов, дублетных экземпляров, документов, подлежащих возврату в какие-либо организации.
6.3.2. Расположение документов внутри дел производится в хронологиче-, ской, вопросно-логической последовательности или их сочетании.