Требования к текстам документов
1. Текст документа призван обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст должен точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
2. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать только заключительную часть, например: письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки -оценку фактов, выводы.
3. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (договоры, контракты, гарантийные письма, акты и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию, и пробелы для заполнения переменной.
4. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты.
5. Формы изложения текста.
В распорядительных документах, а также документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "постановляю", "предлагаю", "прошу").
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("постановляем", "решили").
В тексте протокола используются глаголы в форме множественного числа прошедшего времени ("слушали, "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности аппарата, структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"), (оформляется только на должностном бланке);
- от третьего лица единственного числа ("Администрация области не возражает", "государственно-правовое управление считает возможным").
6. Стиль изложения текста.
Документы должны быть написаны деловым стилем. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон, точность и ясность изложения, лаконичность и краткость текста. Специфика делового стиля определяется назначением документа.
Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
В случае если в тексте документа многократно упоминается тот или иной объект (круг объектов) или неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное, а рядом в скобках вводится его сокращенное наименование по форме. Например: Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция). В последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду, что вводимое сокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста. Поэтому не могут быть введены в текст нормативного акта такие, например, сокращения, как УВД области, ФСБ и др.
Наименование упоминаемых в документе органов, организаций и других объектов приводится в полном соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании или о переименовании и т.п. Употребление сокращенных наименований допускается лишь в нетекстовых приложениях к нормативным правовым актам, а также в стенограммах заседаний.
Ниже содержится информация о правописании наиболее часто употребляемых названий органов власти, должностных лиц и наименовании принимаемых ими актов, а также краткий справочник по написанию дат и чисел, названий.
Краткий справочник
Высшие органы власти
Президент Российской Федерации
Правительство Российской Федерации
Председатель Правительства Российской Федерации
Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации
Федеральное Собрание Российской Федерации
Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
заместитель Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации
Председатель Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Первый заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания
заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Министерство обороны Российской Федерации
Министр транспорта Российской Федерации
первый заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации
статс-секретарь - заместитель Министра Российской Федерации по атомной энергии
заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации
Верховный Суд Российской Федерации
Наименование актов высших органов власти
Наименования актов Президента Российской Федерации пишутся:
Указ Президента Российской Федерации от 9 июня 2001 года № 679 "О включении нового наименования субъекта Российской Федерации в Конституцию Российской Федерации "
указы Президента Российской Федерации от 8 мая 2001 года № 528 "О некоторых мерах по укреплению юридических служб государственных органов" и от 26 июня 2001 года № 767 "О мерах по улучшению материального положения отдельных категорий граждан"
распоряжение Президента Российской Федерации от 12 апреля 2001 года № 200-рп "О статс-секретаре - первом заместителе Министра юстиции Российской Федерации"