Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Амурской области, обязаны обеспечить их сохранность, сохранение физической основы документов, закрепленной на ней информации на базе современных технологий.
На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляются архивными органами и государственными архивными учреждениями в порядке, установленном Федеральной архивной службой России. Страховой фонд особо ценных и уникальных документов является государственной собственностью области.
Органы государственной власти области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Амурской области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами архивных органов и государственных архивных учреждений; разрабатывают и утверждают по согласованию с управлением по делам архивов Администрации области нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожить документы, срок хранения которых истек, до утверждения архивными органами описей на дела постоянного хранения и до согласования описей на дела по личному составу.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Амурской области не могут уничтожить эти документы без согласования с архивными органами и государственными архивными учреждениями.
Органы местного самоуправления при регистрации предприятий различных форм собственности должны предусматривать в учредительных документах юридических лиц наличие положений, касающихся организации учета и обеспечения сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.
Статья 20. Постоянное хранение документов
Архивного фонда Амурской области
Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Амурской области осуществляют:
а) государственный архив Амурской области - архивных фондов и архивных документов органов государственной власти области, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности области, муниципальной собственности, учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории и отнесенных к федеральной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;
б) районные и городские государственные архивы (органы управления архивным делом в районе, городе) - архивных фондов и архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;
в) государственные музеи и библиотеки - архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, поступающих в государственную собственность области на законном основании, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.
В государственных музеях и библиотеках, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Амурской области, разрабатываются положения об их архивах (фондах, отделах рукописей), которые утверждаются руководителем государственного музея или библиотеки по согласованию с управлением по делам архивов Администрации области.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Амурской области обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций и предприятий.
Статья 21. Временное хранение документов Архивного
фонда Амурской области
Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Амурской области осуществляют органы государственной власти области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах.
Устанавливаются следующие сроки временного хранения:
а) архивных документов органов государственной власти, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения - в течение 15 лет;
б) архивных документов органов государственной власти и системы прокуратуры области, государственных учреждений, организаций и предприятий областного подчинения - в течение 10 лет;
в) архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - в течение 5 лет;
г) записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел, похозяйственных книг - в течение 75 лет;
д) архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных (с участием области) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности области, - в течение 10 лет;
е) научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет;
ж) конструкторской документации - в течение 15 лет;
з) проектной документации по капитальному строительству - в течение 25 лет;
и) телеметрической документации - в течение 5 лет;
к) кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм - не более 3 лет со времени изготовления;