1. В системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее - СМЭД) межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями.
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронный документ или электронную копию документа, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML и формируемые автоматически в СМЭД.
2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
3. Электронные копии документов создаются в случаях, когда работа с электронными копиями документов не противоречит законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.
4. При осуществлении межведомственного электронного документооборота между участниками СМЭД используются следующие форматы файлов:
1) для электронных документов - doc, xls, а в случаях, когда создание указанных форматов файлов невозможно, - rtf;
2) для электронных копий документов - pdf, а в случаях, когда создание указанного формата файла невозможно, - jpg;
3) для приложений к электронным документам или электронным копиям документов в виде архивированных файлов - zip, rar.
По предварительному согласованию между участниками СМЭД могут использоваться и иные форматы файлов.
5. Для подписания электронных документов (заверения электронных копий документов) участников СМЭД используются усиленные квалифицированные электронные подписи сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись в СМЭД.
При осуществлении межведомственного электронного документооборота не допускается обмен неутвержденными (неподписанными) электронными документами, которые согласно правилам делопроизводства подлежат утверждению (подписанию).
6. Каждый файл, входящий в сообщение и подлежащий утверждению (подписанию), подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью с помощью средства электронной подписи путем формирования отдельного криптографического сообщения в виде отдельного файла.
7. Формирование и проверка электронной подписи осуществляются в соответствии с требованиями законодательства в области информационных технологий и защиты информации.
8. При передаче электронного сообщения от одного участника СМЭД другому и хранении электронных документов и электронных копий документов вместе с ними передаются (хранятся) их регистрационные данные.