Основная цель государственной политики Удмуртской Республики в области архивного дела - обеспечение хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов в интересах граждан, общества и государства.
Исходя из поставленной цели, а также тенденций и особенностей развития архивного дела в республике планируется решение следующих задач.
1. Совершенствование системы управления архивным делом. Нормативно-правовое и методическое обеспечение хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов через:
- развитие принципов управления, ориентированных на результат, оптимизацию бюджетных расходов и концентрацию их на наиболее актуальных направлениях деятельности;
- разработку нормативных документов, определяющих порядок предоставления архивными органами и учреждениями общественно значимых информационных услуг и исполнения государственных функций (в том числе: включение документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики; организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов иностранных граждан и лиц без гражданства; приём архивных документов на постоянное хранение и др.);
- подготовку методических, информационно-справочных материалов по вопросам работы с электронными документами; организацию документационного обеспечения управления; проведение экспертизы ценности документов по личному составу с истекшими сроками хранения;
- разработку комплекса нормативных документов о порядке осуществления государственными архивами работ и оказания услуг на платной основе.
2. Создание условий для постоянного (вечного) хранения документов Архивного фонда Удмуртской Республики как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия народа Удмуртии через:
- завершение реконструкции здания ГУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики», создание специальных хранилищ для научно-технической, аудиовизуальной и электронной документации;
- капитальный ремонт систем жизнеобеспечения здания ГУ «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики», выделение новых и ремонт имеющихся помещений муниципальных архивов, расширение площадей их архивохранилищ;
- оснащение архивов современными системами охранной и пожарной сигнализации, оборудованием для поддержания температурно-влажностного режима хранения документов, замена морально устаревшего парка компьютерной техники, приобретение лицензионного программного обеспечения;
- проведение мероприятий по предотвращению старения и разрушения архивных документов, восстановлению их свойств и долговечности (реставрационно-консервационная обработка, восстановление угасающих текстов архивных документов и др.). Приобретение оборудования для оцифровки особо ценных и уникальных документов (планетарный (книжный) сканер) и перезаписи их на новые носители, реставрационного оборудования;
- создание страхового фонда и электронного фонда пользования на особо ценные документы Архивного фонда Удмуртской Республики, в т.ч. хранящиеся в муниципальных архивах и отнесённые к собственности Удмуртской Республики;
- продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики.
3. Развитие информационного потенциала Архивного фонда Удмуртской Республики как составной части Архивного фонда Российской Федерации через:
- осуществление контроля за соблюдением законодательства Удмуртской Республики, нормативных документов и правил в области архивного дела;
- включение документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики; оптимизация состава документов, подлежащих приёму на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, совершенствование критериев отбора документов, экспертиза их ценности с привлечением широкого круга специалистов;
- обеспечение приёма документов, отобранных в состав Архивного фонда Удмуртской Республики, на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, в т.ч. электронных документов (баз данных, реестров, кадастров, не имеющих бумажных аналогов);
- проведение инициативного документирования значимых общественно-политических, культурных мероприятий, проводимых органами государственной власти, местного самоуправления, общественными организациями; продолжение создания тематического цикла аудиовидеозаписей воспоминаний известных деятелей Удмуртии, ветеранов войн, локальных конфликтов и участников исторических событий;
- выявление документов по истории Удмуртии, включая аудиовизуальные, хранящихся за пределами её современной территории, приобретение их копий;
- развитие межведомственного регулирования вопросов документационного обеспечения управления и архивного дела на основе внедрения типовых программных решений, федеральных стандартов, прогрессивных методов работы.
4. Обеспечение единого информационного пространства, удовлетворение потребностей и реализация законных прав пользователей на получение информации, содержащейся в документах Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документах, через:
- создание условий для расширенного доступа к документам Архивного фонда Удмуртской Республики, в том числе обеспечение развития системы «Электронный архив Удмуртии», ориентированной на перевод традиционного справочного аппарата к фондам государственных архивов в электронный вид. Будет формироваться полнотекстовая база данных архивных документов и единая информационная сеть архивов Удмуртии;
- продолжение формирования общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» (в том числе внесение в БД исторических справок и аннотаций по всем фондам), единых республиканских баз данных «Архивы Удмуртии», «Памятные даты Удмуртской Республики», «Местонахождение документов по личному составу»;
- совершенствование системы поискового аппарата к документам и фондам государственных и муниципальных архивов, подготовку путеводителей по фондам ГУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» и ГУ «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики»;
- организацию приёма документов по личному составу ликвидирующихся организаций на хранение в государственные и муниципальные архивы для обеспечения социальной защиты граждан;
- обеспечение исполнения запросов юридических и физических лиц по архивным документам. Организовать приём граждан по системе «одного окна» на базе государственных архивов и на основе единой информационной сети архивов Удмуртии;
- организацию рассекречивания документов Архивного фонда Удмуртской Республики при соблюдении мер, исключающих несанкционированный доступ к сведениям, содержащим государственную и иную, охраняемую законом тайну;