Несмотря на рост обеспеченности муниципальных архивов в городских округах в Удмуртской Республике площадями для хранения документов в 2006 году (64,0%) по сравнению с 2005 годом (54,0%), в целом по республике обеспеченность государственных и муниципальных архивов площадями для хранения документов осталось на прежнем уровне (49%). Наиболее низкая обеспеченность в 2006 году сложилась в городе Сарапуле (38,0%) и Сарапульском районе (43,0%).
Значение индикатора менее 100,0 % показывает, что документы в архивных учреждениях хранятся с нарушениями нормативных требований к обеспечению сохранности документов и в организациях, являющихся источниками комплектования такого архива, находятся документы Архивного фонда УР с нарушением законодательно установленных сроков временного хранения.
Снижение прогнозного значения индикатора на 2006 год объясняется ростом объема документов, поступающих на хранение в муниципальные архивы (в 2006 году превышение прогнозного поступления документов составило 12 %), недостаточностью финансирования реконструкции архивохранилищ в муниципальных образованиях.
Для улучшения условий хранения документов Архивного фонда УР осуществляется реконструкция нового здания Центрального государственного архива Удмуртской Республики. Пуск 1-ой очереди (освоение 1224 кв.м.) реконструируемого здания и перемещение в него 60 % дел, а также реконструкция и освоение имеющихся и вновь выделенных помещений архивохранилищ в некоторых муниципальных образованиях, в т.ч. за счет использования субвенций из республиканского бюджета на реализацию отдельных государственных полномочий в области архивного дела, позволит увеличить процент обеспеченности площадями в 2007 году (94,0%) по сравнению с 2006 годом. Это выше первоначально спланированного значения индикатора на 2007 год (86,0%).
В целом по архивной отрасли к 2010 году прогнозируется положительная динамика в части обеспеченности государственных и муниципальных архивов площадями для хранения документов Архивного фонда Удмуртской Республики.
Качество хранения документов Архивного фонда Удмуртской Республики в значительной степени будет зависеть от наличия свободных зданий и помещений, находящихся в муниципальной собственности, наличия достаточных финансовых средств в органах местного самоуправления для осуществления строительства или реконструкции зданий для муниципальных архивов, от степени государственного влияния на органы местного самоуправления в части содержания муниципальных архивов, от норм действующего законодательства в области архивного дела, от процессов ликвидации и банкротства организаций, ускоряющих заполнение архивохранилищ документами.
Индикатор № 147
Уровень наличия страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Удмуртской Республики составил 65,8% от общего объема уникальных и особо ценных документов в 2006 году.
В связи с приобретением в 2006 году и внедрением в 2007 году в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики современного микрофильмирующего оборудования планируется более активное создание страховых копий на особо ценные и уникальные документы. Намечено проведение ревизии ранее учтенных особо ценных документов в государственных архивах в соответствии с «Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» и письмом Федерального архивного агентства, что повлияет на уменьшение количества документов, отнесенных к категории особо ценных. Поэтому по результатам оценки 2007 года удельный вес страховых копий уникальных и особо ценных документов в целом по Удмуртской Республике должен составить 87,2 % (это выше первоначального прогноза - 66,0%).
К 2010 году 17 муниципальных архивов планируют продолжить или начать работу по выявлению, описанию и учёту особо ценных документов Архивного фонда УР. Прежде деятельность в этом направлении осуществлялась только в трех муниципальных архивах. Предполагается создание страхового фонда на особо ценные документы муниципальных архивов. Соответственно ожидается рост объёма учтённых особо ценных документов на республиканском и муниципальном уровнях и количества их страховых копий. Это потребует приобретения нового оборудования, организации внедрения на муниципальном уровне общеотраслевых методических документов, обучения сотрудников муниципальных архивов на базе государственных архивов.
Индикатор № 148
В целях совершенствования единой системы государственного учёта документов и развития справочно-поисковой системы внедряется общеотраслевой автоматизированный программный комплекс «Архивный фонд». Актуальной становится задача заполнения раздела «Дело» АПК «Архивный фонд», куда вносятся сведения о каждой единице хранения.
В целом по республике ввод сведений о хранящихся архивных делах в 2006 году составил 9,6 % от общего количества хранящихся дел. Столь незначительное увеличение по сравнению с 2005 годом (5,4%) объясняется тем, что непрогнозируемые процессы ликвидации предприятий обеспечивают внеплановое (на 12 % в 2006 году) поступление документов в архивы. Увеличению объемов ввода сведений в БД препятствуют недостаточная штатная численность и техническая оснащенность архивов.
В 2007 году предполагается улучшение установленного значения индикатора (15,9%) в связи с приобретением необходимых современных технических средств в архивы, обучением специалистов, позволяющим повысить производительность, выделением дополнительных штатных единиц в некоторых муниципальных архивах. Это выше первоначально запланированного значения индикатора (14,6%).
В шести муниципальных архивах (Алнашский, Глазовский, Юкаменский, Ярский и др. районы) планируют достичь к 2010 году 100,0 % ввода сведений обо всех единицах хранения, находящихся в этих архивах. В то же время в ряде муниципальных образований планируется заполнение базы данных в очень незначительных объёмах - от 2,0% до 10,0 % от общего количества хранящихся дел. Увеличению темпов ввода данных, превышению прогнозных показателей будет способствовать оснащение архивных учреждений компьютерной техникой и сканирующими устройствами, а также профессиональное обучение сотрудников муниципальных архивов.