2. Участниками смотра-конкурса являются архивные отделы администраций городов и районов Удмуртской Республики.
3. Распоряжениями глав администраций городов и районов Удмуртской Республики создаются комиссии по организации и проведению смотра-конкурса на территории соответствующего муниципального образования.
4. Районные и городские комиссии по проведению смотра-конкурса представляют информацию о проделанной работе и состоянии сохранности документов Архивного фонда Удмуртской Республики в республиканскую комиссию по проведению республиканского смотра-конкурса состояния сохранности и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики (далее - республиканская комиссия) до 1 сентября 2003 года.
5. При подведении итогов смотра-конкурса учитываются следующие показатели:
наличие утвержденной территориальной программы развития архивного дела соответствующего муниципального образования, конкретные результаты ее реализации; достижение основных целей в развитии архивного дела 2002-2003 годов;
рассмотрение вопросов о состоянии архивного дела на коллегиях и аппаратных совещаниях, проводимых администрациями городов и районов Удмуртской Республики в 2002-2003 годах; постановления, распоряжения, решения органов местного самоуправления по вопросам архивного дела, принятые в 2002-2003 годах, организация их исполнения;
наличие помещения городского (районного) архива, отвечающего нормативным требованиям обеспечения сохранности документов и его оборудование; степень загруженности архивохранилищ (при загруженности более 95% - принимаемые меры по предоставлению дополнительных помещений); соблюдение охранно-пожарного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов; физическое состояние хранящихся документов;
состояние учета документов городского (районного) архива, его соответствие требованиям Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России от 1 марта 1997 года № 11, и действующих отраслевых нормативов;
уровень развития в городском (районном) архиве научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем, внедрения автоматизированных архивных технологий, в т.ч. отраслевого программного комплекса "Архивный фонд";
организация контроля за исполнением архивного законодательства в организациях - источниках комплектования Архивного фонда Удмуртской Республики и отбора их документов на постоянное хранение;
работа центральной экспертной комиссии администраций городов и районов Удмуртской Республики; качество описей и номенклатур дел, представляемых на рассмотрение межведомственной экспертно-проперочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики;
обеспечение сохранности документов по личному составу организаций при их реорганизации, ликвидации или банкротстве;
использование и публикация документов Архивного фонда Удмуртской Республики, исполнение запросов организаций и граждан по архивным документам, в т.ч. социально-правового характера.