Правила
организации электронного документооборота органов исполнительной
власти Оренбургской области с использованием электронной подписи
I. Общие положения
1. Правила организации электронного документооборота органов исполнительной власти Оренбургской области с использованием электронной подписи (далее - Правила) определяют порядок работы с электронными документами и использования электронной подписи в органах исполнительной власти Оренбургской области.
2. Электронные документы должны быть подготовлены, переданы и обработаны в соответствии с настоящими Правилами.
3. Юридическая сила электронных документов, оформленных в соответствии с настоящими Правилами, признается участниками системы электронного документооборота равной юридической силе документов на бумажных носителях, оформленных в соответствии с требованиями законодательства.
II. Основные понятия, применяемые при организации
электронного документооборота органов исполнительной власти Оренбургской области с использованием электронной подписи
4. При организации электронного документооборота используются следующие основные понятия:
электронный документ (далее - ЭД) - документ, в котором информация представлена в электронной форме;
электронная подпись (далее - ЭП) - реквизит ЭД, предназначенный для защиты данного ЭД от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в ЭД;
ключи ЭП - совокупность закрытого и открытого ключей ЭП, где закрытый ключ ЭП - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в ЭД ЭП с использованием средств ЭП, а открытый ключ ЭП - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу ЭП, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств ЭП подлинности ЭП в ЭД;
удостоверяющий центр - юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и обладающее необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей;
организация - орган исполнительной власти Оренбургской области, участвующий в электронном документообороте с использованием ЭП;
автоматизированное рабочее место обмена ЭД (далее - АРМ обмена ЭД) - комплекс программных и аппаратных средств, используемых организацией для обмена ЭД;
администратор обмена ЭД - ответственный за информационную безопасность или лицо, назначенное руководителем организации для обеспечения эксплуатации программно-технических средств АРМ обмена ЭД и взаимодействия с уполномоченным исполнительным органом Оренбургской области по использованию ЭП (далее - уполномоченный орган) по вопросам обмена ЭД, осуществления политики информационной безопасности, обеспечения защиты информации и взаимодействия с уполномоченным органом в области информационной безопасности;
пользователь удостоверяющего центра - должностное лицо организации, уполномоченное приказом организации на использование ЭП, на имя которого уполномоченным органом выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом ЭП, позволяющим с помощью средств ЭП создавать ЭП в ЭД (подписывать ЭД);
оператор - пользователь удостоверяющего центра, назначенный руководителем организации для обеспечения обмена ЭД с использованием АРМ обмена ЭД;
реестр пользователей удостоверяющего центра (далее - реестр) -список пользователей удостоверяющего центра организаций, которым выданы ключи ЭП;
система электронного документооборота (далее - СЭД) - система обмена документами, имеющими юридическую силу, представляемыми в электронном виде с использованием вычислительной техники, телекоммуникационных систем, сертифицированных в соответствии с законодательством Российской Федерации о средствах криптографической защиты информации;
уполномоченный орган - уполномоченный орган исполнительной власти Оренбургской области по использованию ЭП;
сертификат ключа подписи (далее - сертификат) - документ на бумажном носителе или ЭД с ЭП пользователя удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ ЭП и которые выдаются удостоверяющим центром участнику СЭД для подтверждения подлинности ЭП и идентификации владельца сертификата ключа подписи.
III. Участники обмена ЭД
5. Состав лиц, наделенных правом использования ЭП, утверждается приказом руководителя организации.
6. Пользователи удостоверяющего центра осуществляют формирование и подготовку ЭД, заверение ЭД ЭП, отправку/получение ЭД, проверку подлинности ЭП ЭД, хранение и обработку ЭД, учет и регистрацию ЭД.
7. Для указанных пользователей удостоверяющего центра обеспечивается процедура формирования ключей ЭП, изготовления и регистрации сертификатов ключей подписи в соответствии с разделом VIII положения о порядке организации выдачи и отзыва ключей электронных подписей пользователей удостоверяющего центра органов исполнительной власти Оренбургской области.
IV. Оформление ЭД
8. Используемые организациями ЭД включают в себя содержательную и сопроводительную части.
9. Оформление, порядок подготовки и согласования содержательной части ЭД регламентируются документами организации и аналогичны порядку подготовки документов на бумажных носителях, за исключением того, что ЭД на заключительном этапе согласования (визирования) заверяется ЭП пользователя удостоверяющего центра.
10. Сопроводительная часть ЭД содержит одну или несколько ЭП, заверяющих содержательную часть ЭД, другую служебную информацию (метки времени, замечания и т.д.). Сопроводительная часть является неотъемлемой составляющей ЭД и обеспечивает подтверждение его подлинности (контроль авторства и целостности).
11. ЭД, содержательная часть которого оформлена с нарушением установленных требований, к исполнению не принимается. Организация, которой на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом организации, подготовившей ЭД.