Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Письма оформляются на бланках установленных образцов форматов А4 и А5. Письма подразделений аппарата Губернатора и Правительства области, адресованные другим подразделениям, допускается печатать не на бланках (на бумаге стандартных размеров). (Приложения N 17-20).
Письмо имеет следующие реквизиты:
1. Герб Оренбургской области.
2. Наименование органа - Правительство Оренбургской области.
3. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами*).
5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами*).
___________________
*) На бланках Правительства области не рекомендуется использовать.
6. Справочные данные: почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса, адрес электронной почты, адрес сайта в Интернете.
7. Дата. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 5 января 2006 года следует оформлять: 05.01.2006. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2006 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.01.05.
8. Регистрационный номер документа состоит из индекса подразделения, индекса номенклатуры и порядкового регистрационного номера, например: N 01/15-125.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
9. Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
Строки, входящие в состав наименования должности, инициалы и фамилия адресата печатаются в границах, отведенных для реквизита "Адресат". Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.
Наименования организации и структурного подразделения указывают полностью в именительном падеже, а должность и фамилию руководителя организации или структурного подразделения - в дательном.
Например:
Орский механический завод
Директору завода
Н.Б.Маслову
Если письмо отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:
Например:
Главам муниципальных
образований
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.
При большем количестве адресатов составляют указатель рассылки документа и на каждом письме указывают только одного адресата.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Министерство социального
развития Оренбургской области
ул. Терешковой, д. 33,
г.Оренбург, 460006
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.