Служебная записка вносится вышестоящему руководителю, как правило, с учетом важности поднимаемого в ней вопроса. Суть вопроса излагается кратко, приводятся необходимые обоснования (иногда с изложением справочных или аналитических материалов). (Приложение N 21).
Записка оформляется, как правило, на стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты:
1. Адресат. В состав реквизита входят наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которому адресуется служебная записка. Составные части реквизита пишутся в дательном падеже, например:
Вице-губернатору -
руководителю аппарата
Губернатора и Правительства
области
Ю.В.Трофимову
Наименование должности в реквизите "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина наибольшей строки не должна превышать 10,6 см и ограничивается правым полем. Инициалы и фамилия адресата оформляются прописными буквами и располагаются центрированным способом по отношению к наименованию должности.
2. Текст служебной записки начинается с обращения к должностному лицу. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
3. Приложение. Если служебная записка имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если служебная записка имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров (если экземпляров больше одного), например:
Приложения: 1. Справка по итогам работы управления в первом полугодии
2005 г. на 4 л. в 2 экз.
2. Основные данные о работе управления в первом полугодии
2005 г. на 10 л.
4. Подпись включает в себя полное наименование должности лица, подписывающего служебную записку, его личную подпись, инициалы и фамилию, например:
Начальник
(наименование подразделения)
И.О.Фамилия
При подписании служебной записки несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Наименования должностей печатаются центрированным способом. При подписании служебной записки несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей печатаются центрированным способом.
5. Дата оформляется словесно-цифровым способом: 20 апреля 2005 г. Печатается ниже реквизита "Подпись" от левой границы текстового поля.
6. Номер состоит из буквенно-цифрового индекса подразделения и порядкового регистрационного номера. Печатается ниже реквизита "Дата" от левой границы текстового поля.
7. Идентификатор электронной копии документа печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта не менее N 6.