Документы должны быть написаны в официально-деловом стиле.
К основным чертам официально-делового стиля относятся:
нейтральный фон изложения;
точность и ясность изложения;
лаконичность и краткость текста.
Специфика делового стиля определяется назначением документа.
Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Допускается употребление так называемых универсальных слов и использование их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:
"До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания краеведческого музея".
Или
"Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон".
В документах не должны применяться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:
не "при сем направляем", а "направляем";
не "сего года", а "этого года (текущего года)";
не "настоящим сообщаем", а "сообщаем".
Особенностью делового стиля является использование и широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:
Установлено, что в период с... по...
В соответствии с...
В целях...
Направляем (представляем, высылаем) Вам...
Считаем целесообразным...
Как правило, в текстах используются существительные, образованные от глаголов, со значением действия (оказать помощь, провести экспертизу) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:
"В связи с крайне низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о...".
В служебных документах неуместно употребление таких выражений, как "будьте так любезны" или "не откажите в любезности сообщить".
В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он".
Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:
не "мы выполним", а "нами будет выполнено";
не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".